3 Quick wins pour répondre à un questionnaire RFP

Répondre à un questionnaire RFP peut s’avérer long et fastidieux avec une sensation de déjà vu au fil du questionnaire.

Avant toute chose, comme on vous le rabâchait à l’école :

Lire l'intégralité du questionnaire

En effet, quand vous aurez connaissance de l’intégralité des questions, vous pourrez construire votre plan de réponse. Celui-ci vous permet de distiller vos informations stratégiques sans être redondant (l’entreprise, votre organisation, les moyens pour répondre à ce client, vos avantages concurrentiels, vos points forts, les bénéfices pour ce client…).

Maintenant que vous avez élaboré votre plan de réponse, vous vous lancez dans l’exercice de réponse. N’oubliez pas de :

Répondre au pourquoi de chaque question

Chaque question a été posée dans un objectif précis, ayez-le toujours en tête ! Si l’acheteur vous demande votre chiffre d’affaires des 3 dernières années, ne répondez pas seulement XX€, XX€ et XX€. Derrière cette question, il cherche à analyser la pérennité de votre entreprise et son dynamisme. Donnez-lui les chiffres bien sûr, mais surtout expliquez-les et présentez vos futurs objectifs.

Et si l’acheteur vous interroge sur votre organisation pour répondre à cette offre et les moyens que vous allez déployer, montrez lui que vous avez la meilleure organisation, le meilleur management, les meilleurs équipes avec des PREUVES. Les preuves sont multiples : les diplômes, les formations, l’expérience de vos collaborateurs… En répondant au questionnaire, intégrez toujours et subtilement les arguments différenciateurs de votre offre.

Découvrez notre infographie « RFP : comment jouer le jeu des questions / réponses sans perdre le fil de sa stratégie ?

Mettez-vous toujours à la place du client

Se mettre à la place du lecteur c’est :

• se recentrer sur ses besoins, à la manière dont votre solution / produit lui apportera un réel plus
• penser à son environnement, à la façon dont il interprétera vos arguments
• donner de la substance pour la notation, bref rendez-lui service !

En complément à ces bonnes pratiques, il vous faut bien sûr disposer d’un référentiel d’argumentaires validé et accessible par tous les contributeurs. Il est inutile de réinventer la roue à chaque questionnaire ! En outre, comme dans tout process lié aux Réponses à Appel d’Offres, vous devez élaborer un parcours de contribution et de validation limpide et efficace. Beau challenge, n’est-ce pas ?