7 étapes pour améliorer vos Mémoires Techniques

Créer une offre qui va être lue, puis assimilée et enfin dans le meilleur des cas, signée est LE défi auquel tous les rédacteurs sont confrontés. L'offre est l'élément du processus de vente d'une entreprise qui sera vu par de nombreuses personnes influentes, parties prenantes et décideurs au sein d'une entreprise. Vous devez donc tout mettre en œuvre pour les guider et les aider à comprendre votre projet.

Pensez-vous que 100% des offres envoyées de la part de votre entreprise étaient des propositions gagnantes qui reflétaient réellement votre savoir-faire ? Si une proposition de haute qualité ne garantit pas toujours une victoire, il est certain qu’une proposition de mauvaise qualité vous garantit de perdre l’affaire.

Laissez-nous vous proposer 7 étapes qui vous aideront à mieux gérer le processus de création de vos mémoires techniques et vous donneront plus de chances de partir gagnant.

Proposer des modèles

Travailler sur des propositions complexes et prioritaires veut dire impliquer de nombreux collaborateurs et de nombreuses tâches. Et vous le savez, récupérer les bons éléments, au bon moment et être complètement sûr de la validité des contenus peut être une perte de temps et d’énergie.

Pour pallier cette tâche pénible, créez des modèles standards et une base de données de contenus que vous mettrez à disposition de vos collaborateurs. Cela vous permet d’utiliser des contenus à jour dans tous vos documents et d’assurer la cohérence de ces contenus. Vous travaillez ainsi plus intelligemment et garantissez une image de marque cohérente.

Proposer une bibliothèque de contenus

En général, les propositions commerciales ont tendance à dire la même chose ou à inclure les mêmes sections. Malheureusement, devoir rechercher le contenu le plus récent et trouver la version valide peut être une corvée.

Comme précisé dans notre 1^er point, proposer une bibliothèque de contenus validés, à jour et mis à jour régulièrement, permet un gain de temps certain. Et surtout d’éviter l’envoi de contenus erronés.

Utiliser une mise en page professionnelle

Vous travaillez dur sur vos propositions, ne vous tirez pas une balle dans le pied avec une mauvaise mise en page ! Des tableaux sans titres appropriés, une table des matières manquante, un design bâclé, un long monologue sans puces, des marges incohérentes et ainsi de suite… Les propositions mal conçues s'avèrent souvent une erreur coûteuse. Les évaluateurs ne voudront pas perdre leur temps à comprendre et passeront à une autre proposition.

Mettre en place une mise en page à vos couleurs, chartée et surtout automatisée (via un outil par exemple) vous permet de produire rapidement des documents de qualité et facilement compréhensibles.

Votre proposition vous permettra ainsi de vous démarquer de vos concurrents.

Collaborer

La création d’une proposition est un processus intrinsèquement collaboratif. Chaque collaborateur doit gérer sa version du contenu au fur et à mesure de son évolution.

La collaboration en temps réel entre les différents collaborateurs ou départements d’une entreprise est pratiquement impossible sur un outil d’édition de document classique.

Utiliser un outil qui vous donne accès à une base de données collaborative qui est régulièrement mise à jour rend la rédaction des propositions beaucoup plus efficace. Plusieurs personnes travaillent simultanément sur un même document, ce qui permet d’éviter les multiples versions et la consolidation fastidieuse au moment de la remise d’offre.

Connaître ses clients

Votre proposition répond-elle davantage à vos besoins qu'à ceux de votre client ? La clé d'une proposition solide est de l’orienter besoins client, du début à la fin. 

Elle doit parler de lui, et non de vous, et refléter l'impact que vous aurez sur son activité, et non votre produit ou votre service.

Pour y parvenir, effectuez des recherches afin de bien comprendre qui est votre client et quels sont ses besoins et ses exigences. Quels sont les défis auxquels il est confronté ? Une fois que vous les avez identifiés, élaborez votre argumentaire en mettant en avant les solutions pour l’accompagner.

Être clair et concis

Lorsqu'il s'agit de rédiger des offres et des propositions qui scellent l'affaire, la clarté est le maître mot !

Dans un rapport compilé en évaluant les lacunes de 605 propositions rejetées par le National Institute of Health, il a été constaté que près de 29 % des propositions rejetées l’ont été car « La description de l’approche est trop nébuleuse, diffuse et peu claire pour permettre une évaluation adéquate ».

Pour démontrer que votre offre est véritablement supérieure à celle de la concurrence, élaborez une proposition qui présente les informations pertinentes selon les besoins et demandes de votre client, en utilisant un langage clair et concis. Et n’hésitez pas à user d’illustrations ou schémas pour clarifier votre propos.

N'oubliez pas que les évaluateurs vont passer au crible de nombreuses propositions. Des phrases verbeuses, longues et une intrigue confuse sont la dernière chose dont ils ont besoin.

- Faites des phrases courtes.

- Évitez le jargon métier et les termes techniques.

- Organisez vos arguments de manière logique.

- Respectez un format approuvé.

Relire ses contenus

Prêt à appuyer sur le bouton "Envoyer" ? Attendez un peu. Avez-vous, vous et votre équipe pris le temps de relire plusieurs fois la proposition pour éviter toute erreur ?

Votre proposition présente à votre client la qualité du travail qu'il peut attendre de votre entreprise - et l'importance que vous y accordez.

Une faute de frappe par-ci par-là laissera une mauvaise impression à votre client. Tout comme si vous transmettez une information erronée ou obsolète. Il aura tendance à vite passer à l’offre du concurrent.

Rationalisez votre processus de création de propositions en utilisant une solution qui offre un flux de travail intégré. Cela laisse plus de temps pour le contrôle de la qualité à la fin du processus.

La clé pour créer la proposition « parfaite » est d'améliorer progressivement votre processus de création. Chercher des gains à court terme tout en construisant une stratégie à long terme. Vous pourrez alors trouver des solutions pour améliorer et optimiser votre processus de gestion des offres. L'adoption d'une solution documentaire avec une base de données pour votre prochaine proposition augmentera l'efficacité et la qualité.