Collaborer efficacement sur vos propales

Mémoire technique, proposition commerciale ou « propale », vous êtes en charge de piloter le projet rédaction d’une offre. 1ère étape : organiser une réunion de cadrage pour mettre tous les collaborateurs concernés autour de la table, partager vos idées et coordonner les équipes. Objectif : collaborer efficacement pour rendre une copie parfaitement en adéquation avec le besoin de votre client. Ceci, tout en prenant en compte votre stratégie commerciale, un beau projet ! Oui mais voilà, il faut coordonner l’humain, les méthodes et les pratiques, dans un délai souvent court… voici quelques conseils.

Une réunion de cadrage efficace

Bien sûr, dès réception du cahier des charges, organisez une réunion à laquelle toutes les parties prenantes sont conviées. Pensez à impliquer tous les profils qui pourront apporter de la valeur ajoutée à votre réponse :

• La direction commerciale qui définit les orientations.
• Les rédacteurs commerciaux qui réalisent le plan du mémoire technique et collectent les contenus.
• Les experts qui fournissent les argumentaires spécifiques (juridique, informatique, chef de produit, ressources humaines…).
• Le marketing et la communication qui épaulent les différents experts (rédaction, visuels, illustrations…).

L’objectif de la réunion est clairement défini :

• Analyser le cahier des charges et définir le plan de la réponse, à mettre en parallèle avec la grille de notation.
• Penser le dispositif de manière globale et élaborer un rétroplanning cohérent et une feuille de route partagée par tous. Chaque collaborateur doit clairement comprendre son rôle dans le processus.

C’est aussi le moment d’échanger sur les pratiques gagnantes et de transmettre les informations utiles pour tous : nouveautés produits, argumentaires, innovations et bien sûr nouveautés documentaires !

Une communication claire et organisée

Avoir une communication interne rapide et fluide est fondamental. Le groupe de travail doit pouvoir connaître en temps réel les avancées de chacun et où il se situe dans le projet. Cela passe par :

• Un espace partagé consultable et modifiable par section pour tous les membres du groupe. Pouvoir accéder aux écrits modifiés en temps réel est un vrai plus !
• Des points d’étapes d’une heure par thématique, que vous animerez. Objectif : relecture et validation des contenus.
• Des alertes en push pour informer des travaux en cours (rédaction, élément à compléter ou bien encore à valider).
• Une visibilité globale sur l’objectif (rétroplanning et objectif partagés). Avoir une visibilité globale sur le projet est essentiel, ne l’oubliez pas ! Il favorise la motivation, la rigueur et l’entraide.

Vous êtes le chef d’orchestre de la réponse à cette consultation ou appel d’offres, mettez en place des outils qui vous permettent de rédiger, communiquer et échanger simplement.

Une relecture globale en fin de projet

Dans votre planning, prévoyez une séance de relecture globale de votre mémoire technique ou proposition commerciale, avant la remise. Plusieurs mains ont participé à la rédaction et cette étape est très importante. Cette relecture vous permet :

• D’harmoniser le style rédactionnel, et de mettre en place les bonnes pratiques de rédaction.
• De vérifier et corriger les éventuelles incohérences, redondances ou contradictions.
• De vérifier l’adéquation de la réponse au cahier des charges.

Ne négligez pas la relecture, et prévoyez-la dès le début du projet, elle peut vous éviter bien des désagréments au moment de la remise de l’offre !

Un devoir de débriefer

Rien de plus frustrant que de contribuer à un projet collectif sans être informé de son devenir. Pensez à communiquer quand le projet, en l’occurrence, la proposition commerciale ou le mémoire technique est livré. Organisez une réunion REX (retour d’expérience), pour :

• • Analyser le processus de réponse mis en place et identifier les axes d’améliorations.
  • Partager les éventuels retours de votre client, sur le fond et la forme de votre mémoire.

Pour conclure, adopter une bonne méthode pour collaborer sur les écrits commerciaux de façon efficace passe également par un bon outil. Une solution de Proposal Management pensée uniquement pour cet objectif permet d’accomplir son objectif sereinement.