Comment rédiger un mémoire technique court et efficace ?

Vous répondez à un appel d’offres. Le règlement de Consultation stipule que vous devez respecter un nombre de 50 pages. Mais votre modèle d’offres fait 130 pages et vous ne voyez pas comment faire plus court !

Découvrez dans cet article les conseils de Zohra NAMOUN, notre Directrice Conseil pour rédiger un mémoire technique court et efficace. 

Se poser les bonnes questions

Avant de rédiger, posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont les critères de notation de mon mémoire ? Quelles sont les attentes exprimées par le client ?
• Mon plan intègre-t-il ces éléments de notation, ces attentes ?
• Si j’ai rédigé des sujets qui ne sont pas clairement identifiés dans les critères / attentes, sont-ils essentiels pour mon mémoire ?
• Quelle est leur valeur ajoutée ? Qu’apportent-ils à mon client ?
• Me différencient-ils de la concurrence ? 
• Ai-je le droit à des Annexes pour transmettre des contenus plus détaillés ?

Si vous vous posez les bonnes questions, alors vous allez certainement épurer vos argumentaires et supprimer les contenus superflus (il est inutile par exemple d’intégrer 10 pages de présentation de son entreprise). Renvoyez un maximum de détail en Annexes si elles sont acceptées.

Votre objectif : mettre en avant les bénéfices de votre offre en réponse aux besoins spécifiques de votre client.

Suivre les bonnes pratiques rédactionnelles 

La rédaction est importante pour la compréhension de votre offre et la mise en avant de vos argumentaires. Pensez à appliquer les bonnes pratiques ci-dessous :

• Élaborer un plan court qui reprend les besoins exprimés par le client. 
• Débuter la rédaction du mémoire technique par les enjeux du client et la réponse apportée.
• Insérer des illustrations ou des schémas pour remplacer des longues listes ou explications (très utiles sur les process par exemple).
• Soigner le rédactionnel : des phrases courtes, au présent en évitant le gérondif…Découvrez notre article “Ecrire pour être lu : l’indice de Gunning”.

Et pour faire court, n’utilisez pas des artifices qui peuvent nuire à votre mémoire (réduire fortement la taille des polices, trop réduire les interlignes, insérer des images tellement petites qu’elles deviennent illisibles…). Réaliser un mémoire technique synthétique est un vrai travail rédactionnel, il ne faut pas jouer sur la forme quitte à faire un document court mais difficile à lire et qui ne sera donc pas convaincant. 

Opter pour une version courte de votre modèle d'offre

Vous avez un modèle de mémoire ? Pour répondre à tous les types d’appels d’offres, nous vous suggérons de rédiger une version courte et une version longue pour tous vos contenus. Cela vous permet de vous adapter à tous les cahiers des charges et sans avoir à réécrire vos contenus à chaque fois. 

Ainsi, si un client insiste sur la RSE, proposez la version longue de 10 pages. Un autre n’insiste pas sur le sujet, optez pour la RSE en version courte de 1 page. 

Le fait de bénéficier de différentes versions de contenus vous permettra de répondre précisément aux critères de notation de votre client. Pour un sujet fortement noté, mettez la version longue et pour un sujet qui a peu d’importance pour le client, optez pour la version courte.

Comment XaitProposal peut vous aider ?

Pour répondre à tous les enjeux du rédacteur, le QCM de XaitProposal permet de proposer des contenus adaptés à la demande du donneur d’ordre. Vos rédacteurs peuvent ainsi choisir entre les versions longues et courtes en un clic. Ils choisissent par exemple un contenu court sur le produit A et une version longue sur la sécurité selon les besoins exprimés par le donneur d’ordre.

Faire court, si c’est une exigence du donneur d’ordre, est un enjeu incontournable dans la réponse aux appels d’offres. Un cadre de réponse imposé permet au donneur d’ordre de gagner du temps dans la sélection des candidats grâce à une lecture facilitée et des contenus uniquement indispensables. Se mettre à la place de votre lecteur, le donneur d’ordre est le vrai sujet à garder en tête !