Découvrez notre interview City One

Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

02.01.2025

5 min

City One est un groupe français indépendant, leader dans les métiers de l’accueil et des services.
Accueil en entreprise, en événementiel, pour les lieux culturels, accueil et services aux passagers dans l’aéroportuaire ou le ferroviaire : les prestations de City One peuvent être déployées pour tous types d’entreprises et de missions.

Depuis l’adoption de XaitProposal, City One, a profondément transformé la gestion de ses documents commerciaux, représentant un volume de 300 appels d’offres par an. Cet outil a permis aux équipes de gagner en productivité en éliminant les pertes de temps liées à la mise en forme et à la recherche de contenus pertinents, tout en garantissant des documents fiables, modernes et parfaitement adaptés aux attentes des donneurs d’ordre.

Les offres commerciales, devenues de véritables outils marketing, ont renforcé l’impact et la crédibilité des propositions, avec un taux de transformation en soutenance très élevé.

Intuitif et rapide à prendre en main, XaitProposal a été adopté unanimement par les équipes, rendant le processus de réponse plus fluide et motivant.

Les résultats sont clairs : les équipes gagnent du temps, les retours clients sont excellents, et la préparation des réponses n’est plus une contrainte. Avec l’ambition de tripler le nombre de masters et d’étendre l’usage de XaitProposal à de nouveaux métiers d’ici 2025, City One exploite pleinement cet outil stratégique pour rester compétitif et innovant.

Chiffres clés :

200 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2023
4 500 collaborateurs
16 agences en France, présence en Belgique, au Luxembourg et au Maroc

Plus d’informations sur : https://www.cityone.fr/

Anne-Sophie Carbonnaux
Directrice Commerciale
CITY ONE

Quelles entités sont concernées par la rédaction de documents commerciaux ? Pour quels types de documents ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : 15 commerciaux rédigent leurs mémoires techniques et leurs candidatures aux appels d’offres sur XaitProposal. Cela représente un volume de 300 appels d’offres par an. Pour le moment une seule entité est concernée : l’accueil en entreprise.

Comment faisiez-vous avant ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : Nous avions une trame PowerPoint que nous dupliquions. On sollicitait également la mémoire des équipes. Chez City One, on a de la chance d’avoir des collaborateurs avec de l’ancienneté. Comme nous avons une forte croissance, nous intégrons de nouveaux collaborateurs très régulièrement. Il était devenu assez évident que nous devions trouver une solution fiable et performante.

Quelles étaient les limites ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : Les copier-coller sont dangereux. On perd sur les argumentaires et on prend le risque de copier des contenus qui n’ont plus lieu d’être. Les offres n’étaient plus toujours adaptées, elles comportaient parfois des contenus trop légers sur des sujets essentiels pour les donneurs d’ordre. Et nous passions beaucoup trop de temps à faire de la mise en forme. Aujourd’hui, l’offre technique est devenue un outil marketing et nous ne sommes pas des marketeurs. Nous avions besoin d’un outil pour nous permettre de nous concentrer sur l’essentiel : répondre au cahier des charges et convaincre les donneurs d’ordres.

Quels étaient les enjeux pour City One ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : Nous souhaitions une solution pour :

Gagner en productivité : éliminer les pertes de temps à mettre en forme et à chercher les contenus validés et pertinent
Fiabiliser le discours
Innover dans le format en disposant d’un document commercial moderne et impactant, un discours maîtrisé, cadré permettant aux commerciaux de personnaliser facilement.

Comment s'est passée la mise en place de XaitProposal ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : Nous en avons profité pour faire un reset de toutes nos propales. Nous avons mis en place une équipe projet qui s’est concentrée sur le choix et l'élaboration des contenus. J’ai également participé à cette étape aux côtés des équipes pour déterminer les thèmes et voir comment on allait les aborder. En quelques mois, le projet était opérationnel.

Comment XaitProposal a été reçu par vos équipes ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : La prise en main par les équipes a été très rapide. L’outil est intuitif. Il a été validé par l’intégralité de nos équipes.

Quels en sont les bénéfices ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : Les équipes gagnent du temps, nous sommes confiants dans la qualité des documents et les retours clients sont très bons. Notre taux de transformation en soutenance est très élevé. L’offre est devenue un réel outil marketing convaincant au goût du jour.

Que pensez-vous de XaitProposal ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : J’aime la façon dont XaitProposal évolue depuis 2 ans. Nos remarques sont entendues. C’est une réelle collaboration.
Côté fonctionnalités, le mode plan est un réel atout. Il permet de bouger et dupliquer des contenus facilement. Et j’apprécie également le changement rapide de mise en page pour augmenter la lisibilité du contenu (Infomap).

Quelles sont les prochaines étapes ?

Anne-Sophie CARBONNAUX : On est en train de remettre à plat nos contenus. Nous allons tripler les masters pour accueillir de nouveaux métiers comme l’événementiel et déployer XaitProposal dans toutes les agences en 2025.

Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

Après de nombreuses années à travailler en tant que responsable communication d'une entreprise de veille commerciale et dans le BTP, Claire-Anne a appris, pour mieux répondre aux clients, à maîtriser le fonctionnement de la commande publique et de la réponse aux appels d'offres. Elle connaît les maux des rédacteurs d'offres et sait les valeurs ajoutées d’un logiciel pour mieux répondre aux attentes des donneurs d’ordre.