Découvrez notre interview AGRICA

Guillaume HUYGHE : Le Groupe AGRICA a deux grandes activités : la retraite complémentaire et l'assurance de personnes. Les collaborateurs du Département Contrats interviennent sur le volet des assurances de personnes, ils rédigent donc sur XaitProposal les documents relatifs aux régimes de prévoyance, frais de santé et épargne retraite.

Guillaume HUYGHE : L’équipe du Département Contrats produit à la fois des documents contractuels du type conditions générales, notices d’informations, bulletins d’adhésions etc. et des documents précontractuels à valeur informative (IPID, exemples de remboursements…). 

Guillaume HUYGHE : Toute l’équipe du Département Contrats, soit 9 personnes, est polyvalente et est amenée à rédiger des contrats. 4 personnes sont administrateurs de XaitProposal et sont chargées du paramétrage des modèles de documents et de la gouvernance des contenus et, en ce qui nous concerne, des clauses contractuelles. Ces 4 administrateurs accompagnent les autres rédacteurs de contrats.

Guillaume HUYGHE : Auparavant, nous utilisions le pack office, via Word ou PowerPoint. Et si nous avions besoin d’une mise en forme spécifique, nous faisions appel à un prestataire extérieur pour maquettage du document.

Guillaume HUYGHE : Nous avions deux enjeux majeurs :

Le premier enjeu était d’améliorer le service apporté au client. L’attention particulière apportée à la charte graphique des documents et l’harmonisation de tous nos supports apporte un confort de lecture par rapport à des documents Word. C’est un réel élément de différenciation.

Le second enjeu est l’industrialisation des processus de production de documents contractuels. Mener des opérations de masse de mise en œuvre de nouveaux régimes pour des groupes composés de plusieurs entités est facilité. De même, pour des opérations de mise en conformité, il est désormais possible et facile de dupliquer des contrats et de reporter des clauses types d’un document à l’autre.

XaitProposal était la solution qui répondait à ces deux enjeux d’amélioration du service client et d'industrialisation des process pour faire face à la volumétrie croissante d'activité à effectifs constants.

Guillaume HUYGHE : Le principal challenge de ce projet réside dans la diversité des documents à produire par le Groupe AGRICA. Nous avons un panel très large de documents selon le modèle de développement retenu : accord de branche, contrat entreprise, produit standard… L’outil XaitProposal permet d’absorber et de faciliter la rédaction de tous ces documents complexes et variés. 

Guillaume HUYGHE : XaitProposal est un outil intuitif qui est rapide à prendre en main. J’apprécie particulièrement, comme mon équipe d’utilisateurs, la démarche d’amélioration continue avec les montées de version régulières et pertinentes.

En complément, le service support est réactif, ce qui est un plus au quotidien dans les usages.

Guillaume HUYGHE : Bien sûr, opter pour un nouvel outil demande de l’investissement. Il faut se familiariser avec de nouvelles pratiques et une nouvelle façon de faire. Mais au final c’est très bien perçu par les équipes parce qu’elles ont immédiatement constaté un gain concret au niveau de l’activité.

En complément, nous bénéficions d’un effet d'entraînement grâce aux 4 administrateurs. Finalement, tout le monde s’accorde à dire qu’il est dorénavant plus simple et plus agréable de rédiger des contrats sur XaitProposal.

Qu’est-ce qui a changé pour vos équipes ?