Découvrez notre interview Air Liquide

Gilles HERNANDEZ : Nous avons créé une cellule Appels d’Offres au sein d’Air liquide France industrie. Sa mission est d’aider les équipes commerciales à répondre aux appels d’offres publics et notamment en rédigeant les mémoires techniques, en priorité sur le marché Recherche Analyse (recherche publique) ainsi que d'autres appels d’offres concernant d’autres marchés et quelques marchés privés pour lesquels nous fournissons de la documentation. 

Gilles HERNANDEZ : Avant la création de la cellule, chacun devait se débrouiller, chercher des documents à droite ou à gauche, jamais à jour. Au début de la création de la cellule Appels d’Offres, nous rédigeons les mémoires techniques sur Word ou PowerPoint. Nous récupérions de la matière auprès des directions et nous avions construit un modèle d’offre Word avec des briques. 

Gilles HERNANDEZ : Le modèle d’offre était difficile à utiliser et à maintenir à jour et la mise en page n’était pas à la hauteur de notre image de marque. A chaque modification, nous devions remettre en page le document. 

Gilles HERNANDEZ : Nous avons cherché de l’efficacité. A la création de la cellule Appels d’Offres, nous avions sous-estimé la charge que représentait la partie documentaire. Nous avions besoin de faire mieux. 
Notre besoin était de de professionnaliser la réponse aux appels d’offres, de faciliter le travail sur les contenus et de maîtriser notre image de marque, sujet majeur que celui d’assurer une forme de continuité et d’uniformité sur les documents. 

Gilles HERNANDEZ : XaitProposal est un outil simple à prendre en main. Il nécessite en amont un gros investissement en temps avant de pouvoir en bénéficier. Nous avons passé du temps et de l’énergie sur la rédaction : nourrir la bibliothèque, créer les visuels, tout remettre à plat. Une fois que la base est là, la capacité de l’outil à générer un document professionnel en quelques minutes est bluffante. 
Nous avons investi du temps et nous en tirons désormais les bénéfices. Notre enjeu est toujours de maintenir nos données à jour, de récupérer l’information de toutes les parties prenantes et de mettre à jour. 

Nous sentons que l’outil a été conçu pour optimiser le temps des utilisateurs, des rédacteurs d’offres. Par exemple, la saisie unique de données clés via les champs de fusion est précieuse, cela réduit le temps et le risque d’erreur. Le QCM est une façon assez originale de concevoir le mémoire technique et de faire remonter les briques pertinentes. 
 

Gilles HERNANDEZ : Nous avons bénéficié de beaucoup d’accompagnement dans la rédaction de notre master, dans le travail sur notre image de marque et bien sûr à la prise en main de l’outil, de la réalisation de notre premier mémoire technique à la formation et ce, jusqu’à l’autonomie.

Gilles HERNANDEZ : Un effet waouh. A la fois pour nos clients internes que sont les équipes de vente à qui nous fournissons des documents professionnels, très appréciés. Les équipes de rédaction des documents, ont quant à elles, la fierté et la satisfaction d’éditer des documents professionnels sans que ça consomme un temps infini. 

Gilles HERNANDEZ : Nous répondons à plus d’appels d’offres. C’est devenu tellement facile qu'on a du mal à dire non à un commercial, on a du mal à refuser de répondre. 

Aujourd’hui, grâce à XaitProposal : on ne perd plus d’affaires sur la partie qualitative du mémoire technique, ce qui nous arrivait de temps en temps. On a souvent de très bonnes notes sur nos mémoires. Ce gain est lié à la fois à la Cellule Appels d’Offres et au document de meilleure qualité.

Vos objectifs ont-ils été atteints ?  

Gilles HERNANDEZ : Nos objectifs ont été largement atteints. A la fois en termes de qualité, d’image de marque et de process et de temps gagné. Nous gagnons environ 50% de temps dans la rédaction du mémoire technique. 

On choisit des outils sur des démo et des promesses, parfois les promesses ne sont pas tenues. Ici la promesse est tenue, c’est le résumé de notre expérience ! On utilise au quotidien un outil qui nous rend beaucoup de services que nous ne sommes pas prêts d’abandonner.

Quelles sont les prochaines étapes ?  

Gilles HERNANDEZ : Des masters par typologie de clients, nous sommes concentrés sur la recherche publique mais nous aimerions travailler sur d’autres clients publics, les armées, l’enseignement ou les municipalités, on pourrait décliner des masters par typologies de cibles.

Exemple de document Air Liquide réalisé avec XaitProposal