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Céline STOLORZ : Auparavant, les offres étaient réalisées à partir des outils Office, Word ou PowerPoint. Le plus souvent, on reprenait une offre qui avait fait ses preuves, on la copiait et on personnalisait. Il faut également préciser que nous n’avions pas d’équipe dédiée et que c’était le Bureau d’Etudes central qui avait cette mission, en plus de la réponse aux appels d’offres.

Céline STOLORZ : Bien évidemment, les offres manquaient d’harmonisation et de process : pas de concertation et de consignes générales, pas de centralisation, pas d’archivage global, pas de benchmark marché, pas de message commun, pas d’harmonisation et d’unités contenu et forme.

On était arrivé dans l’ultra-personnalisation du contenant et de la forme, en oubliant de vendre notre identité, notre marque et de se concentrer sur les enjeux des prospects et clients.

Céline STOLORZ : L’objectif de s’équiper d’un outil a coïncidé avec la création de la Direction de l’Offre dont le rôle est d’intervenir en support en créant des offres par segment de marché, animer et accompagner les rédacteurs sur le fond et la forme. Notre souhait était de disposer d’une base de données sur notre savoir-faire, de conserver l’historique de l’entreprise, d’harmoniser les contenus et d’industrialiser les process pour gagner en efficience afin d’optimiser la qualité des rendus.

Notre enjeu était de faciliter la personnalisation de la réponse aux appels d’offres. Il était également essentiel pour nous de faciliter la recherche d’informations.

Céline STOLORZ : Nous avons lancé un appel d’offres et XaitProposal était la solution la plus aboutie. Nous avons été rassurés par le fait que nos interlocuteurs étaient de langue française et également séduits par les innovations produits qui répondaient à nos enjeux business, la création de mini-sites web et la réponse aux questionnaires Word et Excel par exemple.

Céline STOLORZ : Le premier challenge était la construction du contenu car nous n’avions rien de centralisé et tous les argumentaires étaient à revoir. Le deuxième challenge était l’adhésion des équipes.

Céline STOLORZ : L’outil est facile à prendre en main. Une demi-journée de formation suffit pour se lancer avec un accompagnement personnalisé de 2 heures en moyenne par la suite. Côté fonctionnalité, le mode plan est très important pour nous, en effet, le plan du master n’est pas toujours celui demandé dans les appels d’offres. Nous sommes également convaincus de l’intérêt de l’expérience du rédacteur avec la réponse au QCM pour répondre au besoin du client. Et bien évidemment, la mise en page automatique est bluffante...

Céline STOLORZ : Au niveau de l’étape « Rédaction de l’Offre », dans le process du CRM, un bouton apparaît, permettant aux équipes commerciales de créer un dossier directement sur XaitProposal, à partir de Salesforce. Après avoir créé leur document dans le dossier nouvellement créé, les équipes disposent d’une passerelle entre les 2 univers. Au sein même de leur opportunité sur Salesforce, ils ont accès à l’ensemble des documents créés sur XaitProposal. Au-delà des avantages pour l’utilisateur, cela permet au manager de vérifier les offres sans sortir de son univers de travail Salesforce.

Pour la Direction de l’Offre, la collecte des informations issues de XaitProposal permet la création de rapports très riches d’informations. Nous tournons aujourd’hui à 75% des dossiers créés à partir du connecteur. En parallèle, nos administrateurs Salesforce sont en cours de création des rapports qui seront exploitables par la Direction de l’Offre.

Notre objectif est de gagner du temps dans l’analyse quantitative de l’utilisation de l’outil, qui est essentielle pour que les dérives ne s’installent pas… pour pouvoir passer plus de temps sur l’analyse qualitative des offres rendues et faire évoluer nos masters, faire progresser les équipes et augmenter le taux de transformation !

Que pensez-vous de l'approche et de la méthode des équipes Xait ?