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Jean-Luc GILLOT : Les mémoires étaient faits de façon indépendante dans chaque agence. Les rédacteurs d’offres rédigeaient majoritairement sur Word, certains sur Indesign. Ce qui impliquait beaucoup de copier-coller avec des risques d’erreurs, de coquilles sur le fond. Et sur la forme, il y avait autant de mises en page que d’agences : pas d’harmonie visuelle et une charte graphique malmenée, beaucoup de temps perdu sur ce point avec un résultat non satisfaisant.

Jean-Luc GILLOT : L’importance de plus en plus cruciale de la note technique dans les critères de notation a motivé notre direction commerciale à consulter des prestataires. Deux logiciels dont XaitProposal étaient en lice. La sécurité informatique et la base de connaissances commune à tous ont été les éléments différenciants.

Jean-Luc GILLOT : Comme tout nouvel outil, XaitProposal implique de sortir de sa zone de confort et de nouveaux usages. C’est plus ou moins facile selon les personnes…Avant le copier-coller était le grand réflexe, aujourd’hui c’est la réponse au QCM et la connaissance des contenus dans le modèle d’offre. Il n’est plus nécessaire de se soucier du sommaire, de la numérotation des titres, ni de la mise en page. La prise en main est assez simple et les fonctionnalités intuitives. En complément, il est rassurant pour les équipes de voir les évolutions des fonctionnalités du logiciel.

Jean-Luc GILLOT : Premier bénéfice : assurer une fiabilité du contenu ! Les rédacteurs n’ont plus à le chercher : il existe et il profite à tous les bureaux d’études. Les rédacteurs d’offres se concentrent désormais sur le fond et pas sur la forme. Là où auparavant, ils devaient passer du temps sur le sommaire, les sauts de pages…toute la mise en page. Le QCM permet aussi de faire découvrir aux rédacteurs certains contenus dont ils n’avaient pas connaissance ! Il est indéniable que nos mémoires techniques ont gagné en qualité autant sur le fond que la forme, un beau mémoire technique contribue à la réussite.

Jennifer FLAHAUT : Autre bénéfice : quand une agence doit répondre à un marché spécifique, elle peut facilement récupérer le mémoire technique source pour s’en inspirer tout en bénéficiant de contenus à jour.
Enfin les mémoires sont désormais uniformes avec une mise en page similaire d’une agence à une autre, un vrai atout pour l’image de marque de l’entreprise.

Jennifer FLAHAUT : Les champs de fusion facilitent et sécurisent, la base de connaissances fournit un contenu fiable et validé, le mode plan permet d’adapter nos offres facilement aux besoins du donneur d’ordre et le QCM permet de donner l’exhaustivité des informations disponibles et en constante amélioration.

Jean-Luc GILLOT : Nous travaillons à la mise en place du module PPSPS, Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé, pour tous nos conducteurs de travaux. Et nous souhaitons embarquer d’autres services dans l’aventure : Direction Technique, Grands Travaux, etc.

Extraits de documents COLAS réalisés avec XaitProposal