Découvrez notre interview Dalkia Electrotechnics

Madly MOYSAN : Avant, les agences travaillaient sous Word et parfois à partir de Mémoires Techniques de référence. Chacun travaillait de façon individuelle. Il y avait une grande disparité sur le fond et le rendu graphique. Les rédacteurs perdaient du temps à rechercher et collecter les informations et également à mettre en page le document.

Madly MOYSAN : Harmoniser et rendre plus attractive la mise en page de nos Mémoires Techniques pour les offres standard et faciliter l’accès à une information fiable. 
A la naissance de Citelum (marque de Dalkia Electrotechnics), nous étions réputés pour la mise en forme avec un service dédié sur les offres conséquentes. En revanche, sur les offres plus classiques, il y avait une disparité visuelle et de contenus, sans compter la perte de temps pour échanger les informations entre différentes agences et services. Et parfois, les contenus n’étaient pas à jour...

Qu’est-ce qui a motivé la mise en place de XaitProposal dans votre entreprise ?

Madly MOYSAN : Je connaissais déjà le logiciel dans une autre entreprise ! 
Nous avions le choix entre développer un logiciel maison et XaitProposal. Nous avons pesé le pour et le contre et avons opté pour XaitProposal. C’est une solution pérenne, évolutive, compétitive. L’approche coût global est maîtrisée, un réel avantage par rapport au développement interne.

Madly MOYSAN : XaitProposal est un outil métier, en constante évolution. Par exemple, la fonctionnalité récente qui concerne les couleurs de typographies est un vrai plus pour faire du versioning et valoriser les modifications apportées à son offre quand le donneur d’ordre le demande.  
La base de connaissances permet de disposer d’un contenu toujours à jour et de le partager entre les agences, très utile pour pousser nos informations transverses comme sur la sécurité ou l’environnement. 
Nous gagnons du temps dans la création du document, en intégration de contenu visuel ou PDF par exemple par rapport à Word et bien sûr, dans la mise en page.

Madly MOYSAN : Selon moi, la force du logiciel c’est l’export avec la mise en forme. Lors des démonstrations rapides pour présenter l’outil, ce qui revient à chaque fois dans les retours des participants, c’est la capacité en quelques clics à générer un document au rendu très professionnel.

Madly MOYSAN : Le Chef de Projets Xait, la méthode de pas-à-pas et les ateliers documentaires facilitent l’appropriation du projet.

Madly MOYSAN : Les formations sont nécessaires et l’idéal est d’avoir une animation complémentaire en interne pour que les administrateurs aient un dialogue avec leur communauté pour continuer l’accompagnement dans l'utilisation quotidienne du logiciel. 

L’assistance est hyper réactive. Récemment, nous avons eu une demande, un utilisateur était bloqué sur son document qu’il devait envoyer à son client. Nous avons eu la réponse dans l’heure et avons pu transmettre le rapport en temps et en heure à notre client.

Madly MOYSAN : Bien sûr, nous avons eu quelques personnes réticentes. Mais on se rend compte que parfois ce sont eux qui deviennent les plus assidus dans l'utilisation du logiciel une fois formés. 
L’absence de contenus était un frein à la réponse pour certaines agences. Aujourd'hui, ils peuvent constituer un Mémoire Technique qui répond à un niveau de qualité attendu par le donneur d’ordre, et ce très rapidement. 
Bien sûr, il faut s’approprier l’outil, cela n’a rien à voir avec Word mais les bénéfices renforcent les usages.

Quels bénéfices retirez-vous de la mise en place de XaitProposal ? 

Madly MOYSAN : Nous arrivons plus souvent premier sur la note technique qu'auparavant. Les agences ont progressé grâce à l’outil. 
Nous gagnons en temps et en qualité sur nos écrits commerciaux.

Quels sont les prochaines étapes ?

Madly MOYSAN : Prochainement, nous allons déployer notre nouvelle charte graphique puis nous souhaitons étendre l’usage de XaitProposal à l'édition des CVs et à certains documents commerciaux et nous avons aussi comme projet de déployer XaitProposal au sein de nouvelles agences, notamment Dalkia Electrotechnics Fab…