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Nathalie CHUPIN : Aujourd’hui, XaitProposal est utilisé pour la création d’offres commerciales par une trentaine de personnes : commerciaux, ingénieurs avant-ventes et managers. Environ 120 offres complexes sont créées par an avec l’outil. 

Nathalie CHUPIN : Auparavant, nous rédigions nos offres sur Word et les réalisions en partant d’une précédente proposition. Nous l’adaptions aux nouveaux interlocuteurs. La révision des offres était fastidieuse, nécessitait plusieurs valideurs et beaucoup de temps était perdu sur des modifications de forme. Ces propositions comportaient des erreurs, manquaient de personnalisation et de signal fort d’expertise. 

La mise en place de XaitProposal a coïncidé avec la création de deux équipes commerciales. 

Nathalie CHUPIN : Quand nous avons lancé la consultation, nous avions deux solutions en lice. XaitProposal a convaincu grâce à la souplesse de l’outil et le rendu graphique plus adapté. 
Nous avons été bluffés par le professionnalisme de nos chefs de projet Xait : une immédiate compréhension de notre expertise et de nos enjeux, besoins, et des réponses adaptées. 

Nathalie CHUPIN : Les objectifs étaient multiples ; nous souhaitions disposer d’un outil permettant de créer des propositions commerciales professionnelles et à jour, nous souhaitions décharger les commerciaux de la partie mise en forme et contenu afin qu’ils se concentrent sur les besoins et enjeux propres au destinataire de l’offre. 

Nathalie CHUPIN : XaitProposal, côté utilisateur, donc pour le commercial, c’est très simple et avec un peu d’habitude, en 15 minutes montre en main, il a la capacité de rendre un document professionnel avec un minimum de personnalisation. 
Côté administration, sur la création des masters, il y a une logique naturellement plus complexe en fonction des enjeux des réponses et arguments différents. Ce travail de préparation du master est essentiel car il permet d’être efficace lors de la création des offres. 

Nathalie CHUPIN : XaitProposal permet de nous assurer que tous les documents créés sont à jour, à la charte de notre entreprise et adaptés aux besoins spécifiques de nos interlocuteurs. En quelques clics, je peux obtenir des argumentaires adaptés aux enjeux du client. La modularité de notre offre est définie par un QCM pensé en amont et travaillé pour faire gagner du temps au rédacteur tout en le guidant dans sa réflexion à structurer son offre.

Nathalie CHUPIN : Un comité de pilotage se réunit tous les mois pour identifier les axes d’améliorations de nos masters. Il réunit des administrateurs et responsables des offres côté commercial, marketing ainsi que la responsable communication. Sont ainsi listés les contenus qui doivent être mis à jour. C’est une démarche d’amélioration continue indispensable pour faire vivre nos masters.