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Emmanuel MANGE : Au sein d’ETF, nous disposons d’une plateforme interne d’outils numériques (appelée E cube) dont nous nous servons pour l’élaboration de nos offres, notamment pour la partie chiffrage. Toutefois, la plateforme ne propose pas d’outils d’aide à la rédaction de mémoires, donc nous rédigions nos offres sur Word principalement. Nous disposions d’un modèle qu’on essayait tant bien que mal de suivre. Dans notre agence Grands Travaux, l’éventail des travaux est très large, nous n’avons pas deux mémoires techniques identiques, on ne peut pas reprendre une trame toute faite, on ne fait jamais la même chose et de plus, nous avons des méthodologies différentes d’un projet à l’autre, avec des livrables conséquents (en moyenne 400 pages au total).

Quand, nous avions une offre à rédiger, il nous fallait donc aller chercher des contenus existants dans tel ou tel dossier. Il fallait avoir une connaissance des anciens dossiers pour savoir où aller chercher ! Le délai de rédaction des livrables était donc l’un des sujets sensibles de notre organisation, avec parfois quelques « coups de chaud » lorsque les délais de réponse accordés par les donneurs d’ordre étaient courts.

Nous avions tenté de faire des bibliothèques de contenus mais sans parvenir à automatiser. Difficile de faire le tri à partir d’un modèle de 1000 pages. Quand nous avons eu des remarques négatives de nouveaux clients, on s’est dit qu’il fallait faire quelque chose.

Emmanuel MANGE : L’idée principale était de trouver un outil complémentaire à notre plateforme E cube, qui nous permettait déjà d’automatiser en partie les chiffrages. Nous souhaitions obtenir les mêmes gains pour la partie « mémoire technique », c’est à dire diminuer le temps de rédaction et de mise en forme, augmenter le nombre de rédacteurs en simplifiant les process, améliorer nos contenus en consacrant plus de temps à la contextualisation ou à la rédaction des éléments techniques essentiels de l’offre et améliorer la forme.

Notre responsable communication nous a soumis quelques acteurs et nous avons eu une présentation de XaitProposal.

Emmanuel MANGE : Outre la qualité de mise en forme, la facilité d’usage, c’est le principe du questionnaire pour piocher le contenu qui a été le déclencheur.

Emmanuel MANGE : Avec nos plus de 1000 pages de contenus nous avions quelques craintes que cela ne fonctionne pas. Les premières séances sur l’organisation du master, modèle d’offres ont été décisives. Notre chef de projet Jack nous a donné la méthodologie et nous a rassurés. Certes, cela a été un investissement de tout organiser sur XaitProposal, mais le jeu en valait la chandelle.

Conserto, notre XaitProposal a été livré en janvier 2020, puis il y a eu la crise sanitaire, qui a bloqué notre activité mais nous a permis de passer du temps à peaufiner nos 250 questions et nos 1200 pages de contenu.

Emmanuel MANGE : Conserto a été déployé sur l’agence des Grands Projets. Aujourd’hui, nous sommes une dizaine à rédiger nos offres sur XaitProposal (versus 2 ou 3). L’outil permet à plus de monde d’amorcer l’établissement des livrables, il facilite la rédaction. Ce qui sort du questionnaire est déjà bien exploitable.

Aujourd’hui, 100% des offres de l’Agence Grands Projets RFN d’ETF sont préparées avec l’aide de XaitProposal pour la partie « livrables ».

Emmanuel MANGE : Le gros point positif, c’est la facilité d’accès, l’outil est très simple à utiliser. Pour un rédacteur, une ou deux heures suffisent pour comprendre comment cela fonctionne.
En outre, l’outil évolue, s’améliore en permanence et le support est réactif !

Côté contenu, Jack nous a également apporté de nombreux conseils sur la façon d’améliorer la qualité de nos contenus, de mieux faire passer nos messages…

Emmanuel MANGE : La rédaction est désormais beaucoup plus sereine. Nous gagnons du temps (entre 40 et 50% peut-être même plus par rapport à Word) sans parler de la qualité globale du document : forme, contenus…De plus, on est plus exhaustif grâce au questionnaire qui nous permet de passer en revue l’intégralité des sujets. L’outil nous permet de consacrer plus de temps à la réflexion sur nos méthodologies, sur les innovations et à la personnalisation des projets. Notre expérience, nous pouvons la mettre au bon endroit, cela améliore la qualité des offres en général.

En complément, XaitProposal est une sorte d’outil de formation pour nos jeunes recrues. Répondre au questionnaire permet aux jeunes peu expérimentés de prendre l’habitude de se poser les bonnes questions pour établir les bonnes propositions de solutions techniques sur un projet.

Emmanuel MANGE : Les retours des clients sont très bons. Ils ont tous noté l’effort apporté par ETF dans les livrables « offres ». Pour la première fois, on nous a remercié pour la grande qualité des livrables remis.