Découvrez notre interview ista

Marc FATOUT : Le groupe ista répond aux marchés publics des bailleurs sociaux. Notre particularité est de travailler sur des marchés longs (+ de 10 ans). Les 14 agences du groupe ista en France répondent très majoritairement aux appels d’offres avec XaitProposal. Ce sont les directeurs d’agences eux-mêmes qui ont la responsabilité commerciale de la rédaction des Mémoires Techniques.

Marc FATOUT : Chaque agence produisait ses Mémoires Techniques sous Word avec une base commune. Rédiger sur Word était chronophage et produisait des résultats moyens, souvent avec des anomalies de mise en page et des informations parfois obsolètes ou erronées. Il n’y avait pas de traçabilité centralisée ni de mutualisation de l'évolution des contenus. Et nous générions des documents souvent très lourds (contenu et poids en Mo), sans parler des « Copier-Coller » parfois malheureux…

Marc FATOUT : Je suis arrivé chez ista en 2015. J'avais découvert XaitProposal dans une précédente entreprise et j'avais été séduit par la solution. J’ai évoqué cet outil avec le directeur commercial pour mieux répondre à nos enjeux de temps et d’efficacité dans nos réponses aux appels d’offres publics. XaitProposal a été implémenté chez ista sur l’année 2016.

Quels étaient les objectifs de ista lors de la mise en place de l'outil ?

Marc FATOUT : L'objectif principal était d'améliorer l'impact et la qualité des Mémoires Techniques en les homogénéisant pour toutes les agences, en réduisant le temps de rédaction pour plus se concentrer sur leur personnalisation et perfectionner leur contenu et présentation.
ista est présent sur l’ensemble du territoire français, il est fondamental pour nous d’avoir une image cohérente et professionnelle sur toutes nos agences.

Marc FATOUT : XaitProposal est une solution ergonomique et de plus en plus intuitive. L’outil est aujourd’hui devenu incontournable. Les mises à jour et nouveautés sont aussi très appréciées. Nous attendons d’ailleurs avec impatience la version 2.27 avec sa nouvelle fonctionnalité concernant la mise en forme des tableaux.

Marc FATOUT : De plus en plus de bailleurs demandent des plans imposés. Le mode plan de XaitProposal permet d’adapter simplement son plan à celui exigé par le donneur d’ordre : il est facile de déplacer les éléments et de modifier les titres avec les mots du client.

Marc FATOUT : Répondre aux appels d’offres se fait dans un timing assez contraint. C’est primordial d’être assisté rapidement quand on a fait une mauvaise manipulation sur l’outil. Et cela est toujours fait de façon efficace dans des délais courts par l’équipe support de Xait.

Marc FATOUT : XaitProposal apporte plusieurs avantages significatifs. Les utilisateurs bénéficient d’un gain de temps considérable, leur permettant de se consacrer à des tâches plus stratégiques comme la personnalisation des offres. Le rendu graphique des Mémoires Techniques est nettement plus professionnel et uniformisé d’une agence à l’autre. Enfin la gestion centralisée des Masters et de leurs mises à jour garantit une cohérence et une amélioration continue. 
En résumé, XaitProposal renforce l’efficacité et la qualité de nos écrits commerciaux. Nous avons pu minimiser le temps de rédaction et optimiser la qualité de nos offres !

Marc FATOUT : ista est leader sur son marché et cherche toujours à être le “mieux disant”. Nous sommes rarement les moins chers et notre note technique est primordiale pour remporter des appels d’offres. En règle générale, notre note technique nous positionne en tête de liste et nos clients apprécient la pertinence et la structuration de nos mémoires techniques. La facilité de lecture de nos offres est avérée.

Vos objectifs ont-ils été atteints ? 

Marc FATOUT : Nos concurrents sont également très pertinents sur leur dossier technique. XaitProposal nous permet de garder une certaine longueur d’avance sur ce point et il serait compliqué de faire sans aujourd’hui.