Découvrez notre interview VINCI Energies

Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

05.05.2023

5 min

VINCI Energies élabore des solutions et services multi-techniques, sur-mesure, dédiés aux infrastructures d’énergies, de transport, de communication, aux bâtiments, aux usines et aux systèmes d’information. VINCI Energies Oil & Gas est un pôle international, avec 26 Business Units, implantées dans 15 pays avec environ 2000 employés.

Jean-Gil CONTRERAS DEVELOPMENT DIRECTOR

Comment êtes-vous organisés chez Vinci Energies et comment fonctionniez-vous auparavant ?

Jean-Gil CONTRERAS : VINCI Energies Oil & Gas est un pôle international, avec 26 Business Units, implantées dans 15 pays avec environ 2000 employés. Notre pôle a la particularité de faire des offres sous trois des marques de VINCI Energies ou des marques métiers. Avant XaitProposal, chaque entité réalisait ses offres techniques et commerciales ainsi que ses mémoires techniques sous Word. Pour les gros dossiers, nous faisions appel à un prestataire pour la mise en forme, laquelle était réalisée dans la nuit pour pouvoir compléter le lendemain…

Quelles étaient les limites de cette organisation ?

Jean-Gil CONTRERAS : On s’est aperçu que nous n’étions pas performants dans nos offres. Nos clients nous demandent beaucoup d’éléments ‘Entreprise’, sur la RSE ou l’innovation par exemple, qui sont globaux et pas toujours en lien avec nos métiers et nous avions besoin d’un tronc commun harmonisé et validé par la communication. Côté mise en page, il fallait proposer un cadre structuré en prenant en compte les chartes graphiques des trois marques Actemium, Omexom et Axians sous l’identité Vinci Energies Oil & Gas.

Quels étaient les objectifs de Vinci Energies lors de la mise en place de XaitProposal ?

Jean-Gil CONTRERAS : Améliorer le respect des règles des chartes graphiques des différentes marques, gagner du temps sur la forme de l’offre et dans la rédaction, disposer d’un rendu plus professionnel, bénéficier d’un espace commun de partage de documents…en bref, de faciliter la rédaction sur le fond et sur la forme grâce à un outil.

Comment avez-vous pensé à XaitProposal ?

Jean-Gil CONTRERAS : Nous avons recruté un collaborateur qui était utilisateur de XaitProposal dans un précédent job, si bien qu’il ne savait plus utiliser les outils bureautiques classiques. Après une démonstration par les équipes de Xait, nous avons été convaincus par la base de connaissance commune et par la puissance du moteur de rendu de mise en page.

Quel était le principal challenge de ce projet ?

Jean-Gil CONTRERAS : Premier défi : disposer de contenus adaptés à chaque BU et des contenus transverses Groupe. Deuxième défi : proposer des mises en pages spécifiques pour les 3 marques avec la possibilité de personnaliser le logo. Et enfin, dernier défi et de taille, l’accompagnement au changement, le fait de convaincre les différentes BUs que dans un temps très court cela leur permettra de rendre des offres de meilleure qualité. Avec la contrainte d’être répartis dans plusieurs pays, cela n’est pas toujours simple de réaliser des formations de qualité à distance.

Comment s’est déroulé la mise en place de l’outil ?

Jean-Gil CONTRERAS : Nous avons réalisé un gros travail de rédaction de contenus corporate, RSE, innovation, environnement, communiqués de presse, références, etc. validés par la communication du Groupe et découpés selon les 26 spécificités des BUs. Les modèles d’offres sont ainsi adaptés avec les couleurs du métier, et la possibilité de changer le logo. Nous avons 5 chartes.

Nous avons commencé par l’activité maintenance, suivi de la Business Unit de Bahreïn et l’accueil a été très positif, les chefs d’entreprises ont tout de suite été convaincus par XaitProposal.

Que pensez-vous des méthodes de Jack et du service apporté ?

Jean-Gil CONTRERAS : Les méthodes de Xait s’adaptent à chaque entité, elles essayent de comprendre nos besoins pour que l’on s’approprie l’outil au mieux, pour qu’on exploite celui-ci de la meilleure façon possible pour répondre aux attentes de nos clients.

Sur les conseils des équipes Xait nous avons réalisé des formations sur-mesure pour nos utilisateurs, adaptées à leur activité. Les profils sont parfois différents, les équipes sont parfois à distance, elles peuvent se réaliser en français ou en anglais.

Comment a été perçu XaitProposal par vos équipes ?

Jean-Gil CONTRERAS : C’est un vrai bond en avant en termes de rédaction d’offres et on a fait tomber la pression sur la mise en page. Les bénéfices de la solution ont tout de suite été perçus par les BUs Manager qui souhaitaient rejoindre l’aventure. Certains utilisateurs ont montré une certaine réticence (Pourquoi perdre du temps à apprendre comment faire autrement alors que je suis capable de rédiger mes AO sur Word ?) mais ça n’a été que passager. On constate que ceux qui ont réalisé une première offre sur XaitProposal ont continué les suivantes sur l’outil.

On a montré avec cet outil que nous avions la main. A la fois sur les contenus : dans n’importe quel pays à n’importe quel moment, les rédacteurs ont une base de référence, les documents importants sont à jour et ils disposent de temps pour se concentrer sur le fond.

Côté mise en page, les chartes graphiques sont respectées, plus de mise en page compliquée réalisée à la dernière minute, le contenu est mis en valeur. Du Cameroun à Abu Dabi, les BUs ont une base de référence commune et des éléments sur la force du Groupe…

Quels sont les retours de vos clients ?

Jean-Gil CONTRERAS : Les retours sont positifs. Nous avons même un client qui nous a affirmé qu’il n’avait jamais vu une offre aussi claire.

Et quelles sont les prochaines étapes ?

Jean-Gil CONTRERAS : Explorer toutes les fonctionnalités de l’outil, améliorer encore notre base de connaissance et intégrer d’autres BUs dans l’aventure.

Claire-Anne LARDIERE - Responsable Marketing et Communication chez Xait en France

Après de nombreuses années à travailler en tant que responsable communication d'une entreprise de veille commerciale et dans le BTP, Claire-Anne a appris, pour mieux répondre aux clients, à maîtriser le fonctionnement de la commande publique et de la réponse aux appels d'offres. Elle connaît les maux des rédacteurs d'offres et sait les valeurs ajoutées d’un logiciel pour mieux répondre aux attentes des donneurs d’ordre.