Le groupe Pomona est le leader national de la distribution livrée de produits alimentaires auprès des professionnels de la restauration et des commerces spécialisés de proximité. Son métier repose sur trois expertises clés : sélectionner, conseiller et livrer. Sa mission : « Aider les professionnels des métiers de bouche à toujours mieux nourrir leurs clients ».
Le Groupe Pomona a intégré l’outil XaitProposal pour optimiser ses réponses à 2 000 appels d’offres annuels. Avant son implémentation, les processus de rédaction manquaient de cohérence et d'efficacité. XaitProposal a permis une centralisation et une structuration des contenus, offrant une collaboration fluide entre équipes régionales et nationales. L'outil facilite la personnalisation des offres, garantit des réponses fiables et cohérentes, et renforce la conformité réglementaire. Ce progrès s’inscrit dans la démarche RSE du groupe et a contribué à l’obtention du label Engagé RSE niveau « confirmé ». Prochain défi : s’adapter à des attentes clients toujours plus spécifiques.
Chiffres clés :
Plus d’informations sur : www.groupe-pomona.fr
Éric JUTTIN : Les branches TerreAzur, PassionFroid et EpiSaveurs du groupe Pomona répondent en moyenne à 2 000 appels d’offres par an. Les assistant.e.s et responsables marchés publics ont en charge la réponse aux appels d’offres publics et ceci passe par la rédaction de mémoires techniques et par la réalisation de candidature sur XaitProposal.
Éric JUTTIN : Avant XaitProposal, chacun travaillait dans sa région, avec moins d’alignement et d’aides au quotidien. Chacun avait sa méthode et son fonctionnement quant à la gestion de ses contenus. Par conséquent, nos documents commerciaux manquaient de cohérence sur le fond du discours.
Éric JUTTIN : En 2013, pour accompagner notre croissance, nous avons éprouvé la nécessité de travailler plus rapidement sur des tâches chronophages et de fiabiliser les informations. Afin de poursuivre notre développement, nous avons eu besoin de mettre en place des outils pour organiser les activités, optimiser notre manière de travailler pour gagner en temps, fluidité, efficience et agilité. Parmi les outils du marché, notre choix s’est porté sur l’outil XaitProposal.
L’enjeu de cet outil était par conséquent que toutes les entités du Groupe, qu’elles soient de petite ou de grande taille, communiquent le même niveau d’information à nos clients.
Le deuxième objectif était de fiabiliser nos contenus, structurer nos méthodes de travail et coopérer sur nos écrits commerciaux qui racontent la vie de notre entreprise.
XaitProposal est un outil de gestion de la donnée. Un peu comme une fusée à plusieurs étages, XaitProposal permet de coopérer sur les contenus régionaux tout en partageant les contenus nationaux.
Éric JUTTIN : Le métier de la réponse aux appels d’offres a changé. Avant, on répondait à des demandes globales. Aujourd’hui, nous répondons à des cadres imposés par nos clients. Nous devons continuellement adapter nos contenus pour coller aux préoccupations de nos acheteurs.
Éric JUTTIN : L’outil est en perpétuelle évolution et s’adapte à nos usages de réponses aux appels d’offres. Notre chef de projet Xait, Muguette, accompagne l’ensemble des équipes quasi au jour le jour. Cela nous permet de faire évoluer les contenus et l’utilisation qu’on en fait.
Pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de s'approprier XaitProposal et de l'utiliser régulièrement. Il faut en permanence actualiser l’ensemble des informations communiquées dans l’outil puisque c’est une bibliothèque vivante. Nous effectuons un travail de fond avec le marketing afin d’être toujours à la page. Un groupe de travail dédié remet à jour les contenus, renouvelle les manières de traiter les sujets et adapte les visuels.
Éric JUTTIN : Pour répondre à des acheteurs de plus en plus créatifs, XaitProposal permet de chercher les typologies d’infos correspondantes facilement. Nous pouvons aisément personnaliser et s’adapter à la demande du client. Nous gagnons du temps pour établir la structure de l’offre et pouvons le consacrer à personnaliser l’argumentaire aux attentes du client. XaitProposal nous permet d’apporter des réponses fiables et cohérentes. En complément, l’immense atout de l’outil est la possibilité de partager l’information, notamment en lien avec les évolutions de nos métiers, mais aussi sur le plan réglementaire.
Éric JUTTIN : Cette avancée fait écho à l’engagement 2 de notre démarche RSE : « Accompagner nos clients avec des services sûrs et éco-responsables ».
Nous avons effectué un grand pas en avant sur la maîtrise de nos contenus. Toutes les informations transmises sont dûment contrôlées par tous les services du Groupe : marketing, qualité, juridique… toutes nos informations sont vérifiables. D’ailleurs cela nous aura servi également dans le cadre de notre démarche pour l’obtention du label Engagé RSE, niveau « confirmé », délivré par l’Afnor.
Éric JUTTIN : Nous devons rester à l’écoute des évolutions sociétales et environnementales. Celles-ci nous permettent de compléter et de modifier l'ensemble des actions que l’on peut partager avec nos clients. Comme ceux-ci se sont formés et ont également évolué, l’information demandée est de plus en plus chirurgicale, et nous devons aller de plus en plus loin dans les niveaux de détails communiqués à nos clients.