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Jonathan PRENTEN : La rédaction et la mise à jour des documents sources étaient pilotées par la direction générale. Ceux-ci étaient généralement modifiés sur le fond et sur la forme... Au final, on avait un nombre incalculable d’offres, de styles d’offres, de mises en page absurdes et différentes. Un client pouvait recevoir deux offres de différentes entités du groupe Laurenty et celles-ci ne se ressemblaient en rien. Auparavant, cela ne posait pas de problème. Aujourd’hui, c’est plus récurrent et problématique et c’est là que le masque tombe : pas d’uniformité ni dans les outils ou l’image de marque. Nous souffrions donc d’un manque de cohérence, de processus trop complexes, d’un manque de maîtrise des outils et d’une mauvaise gestion de l’information. Et aujourd’hui, il faut être réactif ! Parfois en deux jours, nous devons remettre une première version d’une offre.

Jonathan PRENTEN : Dans ma note de cadrage initiale, j’ai listé plusieurs points :
   1. Garantir l’image de marque
   2. Simplifier les process et outils (se structurer, donner un cadre à toutes les équipes)
   3. Gagner du temps
   4. Disposer de contenus uniformes
Nous avons mis en concurrence plusieurs prestataires et également nos propres solutions internes pour bien cerner leurs limites.

Pourquoi avoir choisi XaitProposal ?

Jonathan PRENTEN : J’ai adoré la gestion de changement qu’implique XaitProposal. Sa principale force : on restait dans un environnement d’outil de génération de contenus avec un éditeur de texte. 2ème valeur ajoutée pour moi : on distingue le fond de la forme. Il fallait trouver une solution qui scinde le fond de la forme car les rédacteurs passaient trop de temps à régler la mise à page sans parler d’une créativité qui ne servait pas l’identité de marque. On a voulu reprendre la main sur l’identité de marque. Et enfin, 3ème point positif : la mise à disposition d’une bibliothèque de contenus centralisée.
Sans compter bien sûr la possibilité de personnaliser facilement, d’ajouter et de déplacer des contenus et de modifier la table des matières du document.

Jonathan PRENTEN : Nous avons fonctionné en gestion de projet. On a commencé en 2020 par la consultation des entités. On a rencontré tous les secrétariats commerciaux, commerciaux et directeurs en face à face. Ce qui nous a permis de disposer d’un objectif clair et d’un cahier des charges le plus précis possible.
Ensuite, on a scindé en groupes projets. Trois succursales ont été pilotes pour 100% des offres. Nous nous rencontrions tous les 15 jours pour identifier tous les sujets. On a imposé les formations en face à face avant de se lancer sur le logiciel.
Pour accompagner ces nouveaux usages, on a créé une plateforme de formation avec les supports XaitProposal pour faire du pas à pas, une FAQ pour répondre aux questions des utilisateurs. On a bien sûr suivi les statistiques pour s’assurer des usages.
En Juin, ce groupe pilote a été concluant et on a déployé au national. Aujourd'hui, 100% des offres de la division nettoyage sortent de XaitProposal. Nous avons intégré la signature digitale sur le document PDF. On a également fait des envieux : les départements RH et QSE utilisent aussi XaitProposal pour leurs rapports.

Jonathan PRENTEN : Quand les commerciaux émettent une offre, ils n'ont pas peur de la forme. Ils en sont fiers, ça les met beaucoup plus en confiance.
Les retours concernaient plus les contenus que l’outil car nous avons naturellement profité de la mise en place de XaitProposal pour revoir la structure de nos offres et les argumentaires commerciaux. Certains cherchaient les contenus qu’ils avaient l’habitude d’utiliser.

Jonathan PRENTEN : Comme on a un outil commun, les collaborateurs commencent à mieux se comprendre et à collaborer. L’outil le permet. On recrée une unicité. Avant c’était beaucoup plus compliqué d’aider une autre succursale. Aujourd’hui grâce à l’outil, on peut soutenir une autre entité qui en a besoin.
En complément l’offre sort d’une façon identique d’une succursale à l’autre, nous servons l’image de marque du groupe.

Jonathan PRENTEN : Au sujet du temps, le gain est énorme. Avant, le temps passé à récupérer des fichiers dans une base de données, puis à les personnaliser et enfin à les consolider représentait de 4 à 5 jours ouvrables. Aujourd’hui, pour créer un premier jet d’offre, sur une offre complète, nous sommes passés à 1 minute 39 secondes !
Côté graphisme de l’offre, le bénéfice est évident. La qualité est au rendez-vous. Nos clients ont spontanément remonté la clarté et facilité de lecture et la qualité graphique.
En complément, l’outil est un vrai plus pour l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Il leur facilite la prise de poste, les guide dans la création de documents.

Quelles sont vos fonctionnalités coups de coeur ?

Jonathan PRENTEN : La mise en page automatique est très efficace et évite tout stress. Les champs de fusion ont aussi un côté magique : je n’ai pas trouvé d’autres outils qui permettent cela aussi facilement. Et enfin le sommaire / table des matières est également une fonctionnalité très appréciée.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Jonathan PRENTEN : Pour 2024, terminer totalement la phase de déploiement. En 2025, nous allons dupliquer la gestion de projet existante pour d’autres divisions du groupe : espaces verts, construction…

Extrait d’un mémoire technique Laurenty réalisé avec XaitProposal