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Rexel, leader français dans la distribution professionnelle de produits et services pour le monde de l'énergie, a adopté XaitProposal pour optimiser ses processus de réponse aux appels d'offres. Avec une présence dans 19 pays à travers un réseau de plus de 1950 agences et plus de 27000 collaborateurs dans le monde Rexel se devait de trouver une solution efficace pour gérer ses réponses aux appels d'offres
La direction des ventes Ouest basée à Tours et à Nantes est composée de 3 personnes qui gèrent les appels d'offres.
Les défis rencontrés avant XaitProposal
Avant l'implémentation de XaitProposal, la rédaction des mémoires techniques était un processus chronophage et peu structuré. Les équipes utilisaient des trames PowerPoint peu personnalisées, et les informations chiffrées n'étaient pas toujours à jour. Cela nécessitait un temps considérable pour récupérer et mettre à jour les données. De plus, chaque région avait sa propre mise en page et les offres manquaient d’uniformité.
L'apport de XaitProposal : gagner du temps, sécuriser les contenus et adopter une charte graphique unique
XaitProposal a été intégré pour rationaliser et professionnaliser la rédaction des mémoires techniques. Voici comment cette solution a transformé le processus :
Personnalisation et gain de temps :
- Grâce à XaitProposal, les équipes peuvent sélectionner un master, remplir les informations clients dans les champs de fusion, répondre au QCM selon les besoins clients / produits et personnaliser les contenus.
- Le temps de rédaction d'un mémoire technique a été réduit de deux jours à une demi-journée, permettant aux équipes de se concentrer sur d'autres aspects comme le pricing.
"Grâce à XaitProposal, je gagne un temps précieux et je suis sereine, car toutes les données sont à jour. Plus besoin de m'inquiéter des chiffres !"
Base de connaissances centralisée :
- La Base de connaissances centralise les CV, organigrammes, photos et paragraphes d’expertise, garantissant l'exactitude et l'actualisation des données.
- Cette centralisation assure que toutes les informations sont à jour et accessibles à tous les membres de l'équipe, facilitant la collaboration et la cohérence des réponses.
"Avec XaitProposal, nos mémoires techniques sont devenus beaucoup plus professionnels et complets, notamment en matière de RSE. Avant nous avions des difficultés à retrouver les informations nécessaires, mais maintenant, tout est centralisé et accessible."
Professionnalisme et conformité :
- XaitProposal garantit que tous les mémoires techniques respectent la charte graphique de l'entreprise, offrant une présentation uniforme et professionnelle.
- Les fonctionnalités de prévisualisation permettent de vérifier la mise en page et la taille des images avant la finalisation, assurant une qualité optimale.
"Avant XaitProposal, chaque région avait sa propre méthodologie. Désormais nos templates sont uniformisés ce qui nous permet d'avoir une harmonie tant sur la forme que sur le fond."
Résultats et bénéfices
- 100% des points sont obtenus sur la note technique : Depuis l'utilisation de XaitProposal, Rexel a augmenté sa note technique, un indicateur clé de la qualité des réponses.
- Un renforcement de l’image professionnelle de Rexel : Les collaborateurs et clients reconnaissent la qualité accrue des mémoires techniques, ce qui renforce la crédibilité et l'image professionnelle de Rexel.
- Efficacité opérationnelle : Le gain de temps permet aux équipes de se concentrer sur d'autres aspects stratégiques, améliorant ainsi l'efficacité globale du processus de réponse aux appels d'offres.
Prochaines étapes
Rexel prévoit d'enrichir le QCM pour mieux répondre aux besoins spécifiques des différentes régions et d'ajouter des éléments supplémentaires concernant les produits et les expertises. Ces améliorations continueront de renforcer l'efficacité et la qualité des réponses aux appels d'offres.
Conclusion
L'adoption de XaitProposal par Rexel a considérablement amélioré l'efficacité et la qualité des réponses aux appels d'offres. Cette solution a permis de gagner du temps, d'assurer une présentation professionnelle et cohérente, et d'augmenter les notes techniques, contribuant ainsi au succès de l'entreprise dans un marché compétitif.
"Nous abordons 2025 avec sérénité. pour les prochains appels d'offres nous sommes prêts à réagir avec efficacité. Nous anticipons une reprise en avril, et grâce à XaitProposal, nous serons prêts à réagir rapidement et efficacement."
