La check-list du Proposal Management

Internet et la digitalisation des écrits commerciaux ont révolutionné la façon dont nous travaillons les propositions. Nous n'avons plus besoin d'attendre pour accéder à l'information et la partager, ce qui rend la communication au sein de l'équipe beaucoup plus simple. Mais cela n’empêche pas la nécessité des procédures et de management des équipes pour continuer à optimiser les process et produire des propositions plus efficaces.

Voici la checklist du Proposal Management pour commencer à mieux répondre avec les bons outils :

Mettre en place une matrice de conformité

C’est la première étape pour élaborer un plan complet du contenu de votre proposition.

Elle permet de déterminer les besoins du client au fur et à mesure, les tâches de chacun selon les exigences du client et le calendrier.

La matrice de conformité peut se présenter sous la forme d’un simple tableau ou d’une feuille de calcul, chaque rangée correspond à une section de la proposition.

Définir clairement les rôles et les tâches

Il est essentiel d’aider les parties qui travaillent sur la proposition en les dirigeant.

Définir les responsabilités et les tâches de chacun dès le départ permet d’établir la confiance et aussi d’éviter le chaos. Vous pouvez organiser une réunion avec l’équipe de direction et les responsables concernés afin d’établir l’organisation.

Pour assigner les tâches, prenez le temps de comprendre les responsabilités de chacun et soyez flexibles. Vos collaborateurs seront plus enclins à suivre vos directives si vous respectez leurs limites et utilisez leur expertise à bon escient.

Construisez une roadmap

Ne dites pas simplement à vos collaborateurs quelles sont leurs tâches mais montrez-leur comment chaque tâche dépend d'une autre et comment les retards ont un impact sur les étapes clés.

Une roadmap des tâches, des jalons et des échéances est un excellent moyen de visualiser le plan, les objectifs et les résultats est un excellent moyen de visualiser le plan, de mettre l'équipe sur la même longueur d'onde, et d'établir des priorités.

Utilisez un outil collaboratif pour permettre l’accès à cette roadmap à toutes les parties et pour leur permettre de surveiller l’avancée du projet.

Organiser des points d’étapes

Les points d'étapes sont des points d’avancée du projet avec votre équipe. Ils permettent de vérifier toutes les grandes étapes de la réponse et surtout de mettre le doigt sur les potentielles erreurs de conformité ou encore les faiblesses de la stratégie adoptée.

Contrôlez l’avancement du projet, respectez les dates limites et améliorez vos résultats.

Mettre en place un processus de réponse

Il est essentiel de mettre en place un processus de proposition pour permettre à l'équipe de savoir à quoi s'attendre et quand agir. Ce processus améliore votre productivité et l’aspect collaboratif de votre projet. Mais attention, un processus trop compliqué peut produire l’effet inverse et refroidir les équipes qui se retireront du projet. Il faut trouver un équilibre avec un processus qui fonctionne pour toute l’équipe et qui soit collaboratif.

Pour répondre à cette problématique, un logiciel de Proposal Management peut vous permettre d’automatiser ces processus.

Utiliser des visuels pour raconter votre histoire

Lorsque le prospect évalue votre proposition, même s’il est engagé, son esprit s’égare plus facilement lorsqu’il lit des pages et des pages de texte. Ainsi il est important de lui fournir une proposition visuelle, illustrée qui lui permettra de mieux comprendre, d’être plus attentif et de retenir les points clés.

En effet les images sont importantes pour les points suivants :

• Elles concentrent le lecteur sur les éléments essentiels de votre proposition
• Si votre proposition est bien illustrée elle peut devenir plus mémorable que celle de votre concurrent. Par exemple si vos solutions sont innovantes, faites en sorte que votre proposition respire l’innovation à travers ses visuels et illustrations.
• Les visuels vous permettent d’illustrer des concepts clés ou plus difficiles à comprendre et/ou que vous souhaitez marteler.

Cette checklist, non exhaustive, a pour but de vous aider à améliorer votre façon de répondre aux appels d’offres. Chez Xait, nous pouvons vous accompagner en conseils et vous fournir une solution logicielle qui vous permettra d’optimiser la rédaction de vos propositions commerciales et d’être plus efficace tout en collaborant avec vos équipes.

Contactez un de nos commerciaux pour en savoir plus.