Il s’agit d’un cas de figure très courant, à bannir ! Recopier l’expression du contexte que le client a écrit dans un cahier des charges ou exprimé oralement est une fausse bonne idée. Il est inutile de répéter au client ce qu’il sait déjà, vous risquez de le vexer. Et pire encore, vous pourriez reprendre des termes ou opinions qui n’auraient pas dû sortir de la salle de réunion. Soyez nuancé dans l’analyse de la situation actuelle et reformulez le contexte en y exprimant la compréhension que vous avez des enjeux.
Ecouter le client fait partie du métier de commercial, cela vous permet d’obtenir les informations utiles à la rédaction de votre proposition commerciale. Toutefois, il faut prendre garde à ne pas rédiger un rapport détaillé de ce qui a été dit, le tout complété par des informations glanées sur internet ou dans des brochures. L’expression du contexte n’est pas un compte-rendu ! Sachez faire le tri et parlez uniquement des éléments qui ont un lien avec le besoin de votre client et la solution attendue. Rien de pire que d’insérer des contenus génériques, au risque parfois qu’ils soient obsolètes ou erronés.
Essayer de présenter le contexte sous forme de rapport de consulting n’est pas le meilleur moyen de montrer la compréhension du besoin. On peut souhaiter exprimer notre expertise en essayant d’aller plus loin que ce qui a été exprimé par le client (stratégie, orientations…). Mais il y a de fortes chances que vous soyez déceptif. Présenter le contexte ne signifie pas prodiguer des conseils, surtout si ceux-ci sont éloignés du besoin exprimé.
Il se peut que vous n’ayez pas d’éléments pour rédiger cette partie (pas de rendez-vous, pas de cahier des charges…), dans ce cas, évitez de vous poser en devin. Quand on croit deviner, on se trompe souvent. Si vous manquez d’informations concernant la situation actuelle de votre prospect, ses besoins précis, n’hésitez pas à le contacter pour essayer d’avoir plus d’informations. Si vous restez dans le flou, essayez de partager votre expérience avec des expériences similaires, en le précisant. Il ne pourra pas vous en vouloir.
Vous êtes un as de la rédaction d’introduction d’offres commerciales. Vous prenez le temps de rédiger une expression du contexte parfaite, en adéquation avec la demande de votre client. Mais une fois cette partie finalisée, vous n’avez plus d’énergie pour rédiger le reste de votre proposition. Imaginez la déception de votre client ! N’oubliez pas que votre offre doit être homogène et que l’effort doit être le même sur toutes les parties.
Partie difficile à rédiger, le contexte est pourtant important dans votre proposition commerciale. Evitez les pièges évoqués ci-dessus et pensez à vous mettre dans le rôle du lecteur. Analysez ses enjeux et faites en sorte que votre solution apparaisse comme une évidence pour y répondre.