Ne négligez pas votre identité de marque dans vos écrits commerciaux

Récemment, lors d’un événement professionnel, j’ai discuté avec un Directeur Commercial qui m’a exprimé une frustration que je rencontre tout le temps.

“Les informations et les documents que l’on envoie à nos clients ont des mises en page et des messages incohérents.” me dit-il. “Toutes nos équipes rédigent leurs propres documents, avec leurs propres polices de caractères, leurs propres styles, choisissant eux-mêmes les couleurs et la mise page. Les informations sur nos produits et services sont différentes d’une offre à l’autre. Et elles sont même erronées parfois !”

Est-ce que votre entreprise aussi rencontre ce problème ? Si c’est le cas, alors cet article est fait pour vous. Je vais vous montrer combien il est simple pour tout le monde au sein de votre entreprise, de délivrer des documents convaincants et harmonisés aussi bien sur le fond que sur la forme. L’objectif : marquer les esprits ! Et bien sûr remettre des documents à votre charte graphique qui renforceront l’image de marque de votre entreprise et vous aideront à gagner plus d’affaires.

Écrits commerciaux : les pièges à éviter

En vente, la force de votre marque aide votre entreprise à prendre position, se démarquer et construire la confiance avec vos prospects. En restant cohérent sur votre identité de marque, vous évitez la confusion et la mauvaise communication tout en augmentant votre notoriété.

Cependant, l’incohérence de l’image de marque dans les documents commerciaux est un véritable challenge pour les équipes de vente. Par définition, les équipes de vente avancent très vite et il n'est pas toujours évident pour elles de respecter la charte de votre entreprise. Elles se concentrent sur la valeur ajoutée et le contenu et donc pas forcément sur la cohérence de la mise en forme ou des contenus transverses.

De nature, les commerciaux sont aussi des esprits indépendants et ils suivent leur instinct. Malheureusement, cela peut pénaliser certaines ventes : 

• Répétition : Les commerciaux passent beaucoup de temps à écrire la même chose encore et encore, de différentes façons. Cela engendre une perte de temps, c’est certain. Mais cela engendre surtout une perte de cohérence dans les contenus proposés d’un client à l’autre, rédigés par un commercial ou un autre. Qu’en est-il de l’identité de votre marque ? Des messages clés à passer et qui vous démarquent de la concurrence ?
• Divergences/écarts : Le risque du manque de cohérence des contenus rédigés par différents commerciaux peut être minime : non usage des bonnes couleurs ou polices, ou encore un chiffre erroné. Mais il peut être bien plus grave avec des erreurs (souvent dues à un copier/coller d’un contenu très ancien) ou des informations / présentations de vos services fausses. Ainsi, chaque client reçoit une information différente à propos de vos produits ou services. Finalement, l’identité de marque de l’entreprise se dilue dans tous ces différents documents, affaiblissant leur impact.
• Manque d’attention : Un manque de cohérence entre tous les documents commerciaux envoie un message fort : une entreprise désorganisée, qui ne prend pas soin de la rédaction de ses offres. Soit un clair manque d'attention portée à la réponse au prospect. Cela donne-t-il envie de travailler avec vous ?
  Les incohérences peuvent aussi mener à de l’ambiguïté et de la confusion, qui peuvent à leur tour donner une mauvaise image de votre entreprise et très vite éroder les valeurs que vous tentez de transmettre.
• Manque de contrôle : Sans directives claires, sans partage des règles de votre charte, de présentation de vos produits / services / contenus transverses… il est facile de perdre le contrôle sur ce que votre équipe de vente propose aux clients. Il en résulte une confusion dans l'esprit des acheteurs potentiels au sujet de vos produits et services, ce qui nuit aux ventes. En outre, le positionnement incorrect d'un produit ou d'un service a une incidence sur la réponse aux besoins du marché, ce qui peut réduire le succès et la satisfaction.
• Pouvez-vous éviter cela ? Oui, avec le bon outil. Un outil de création de documents commerciaux avec une mise en page automatique et une bibliothèque de contenus intégrée qui guident la rédaction et structurent automatiquement vos écrits commerciaux. 
  Les objectifs à attendre :
  • Faire gagner du temps aux commerciaux pour qu’ils arrêtent de réinventer des contenus
  • Refléter les bénéfices de votre organisation avec des contenus validés et à jour
  • Répondre aux besoins de votre client et lui donner envie de travailler avec vous.

C’est exactement ce que fait XaitProposal.

Comment XaitProposal assure la cohérence de la marque dans vos documents de vente (et vous aide à gagner plus d'affaires) 

Un atout essentiel de XaitProposal est son questionnaire. Pensez à ce questionnaire intelligent comme une boutique où vous allez faire votre shopping et sélectionner les contenus adaptés au marché auquel vous répondez.

Imaginons que vous rédigiez une offre ou un mémoire technique sur XaitProposal. Bien sûr, vous devez y présenter vos produits ou services, mais attention à ne pas tomber dans le piège du catalogue ! XaitProposal vous permet de sélectionner uniquement les briques de contenus adaptées aux enjeux de votre prospect.

De plus, vous n’avez pas besoin de réécrire les informations. Il vous suffit de cocher les cases de ce que vous souhaitez inclure et le contenu sur tel produit ou service est automatiquement ajouté dans votre offre. Vous devez faire un changement ? Vous pouvez toujours ajuster votre contenu sur-mesure, mais au moins vous êtes sûr d’être parti d’un contenu à jour et validé. Une fois la personnalisation terminée, XaitProposal met en page et formate automatiquement votre document à votre charte graphique. Plus besoin de vous soucier de la cohérence des polices, couleurs, entêtes, pieds de pages… Votre document est beau et professionnel et met en avant votre image de marque.

Répondre rapidement avec des offres qui mettent en valeur votre entreprise

Chaque client exprime des besoins différents et si vous offrez les mêmes produits ou services à tous vos clients, la manière de les mettre en avant sera différente en fonction de chaque client. Un commercial pourra estimer qu’une offre synthétique de quelques pages est suffisante, alors qu’un autre répondra avec une offre plus longue et plus détaillée. Dans les deux cas, ils rechercheront le contenu dans d’anciennes offres et feront du copier/coller, avec plus ou moins de remaniement du contenu.

Malheureusement, cela prend du temps de trouver des contenus pertinents, fouiller dans les anciennes offres, demander aux collègues… et il y a un risque élevé d’incohérence ou d’utiliser des contenus obsolètes. Et cela prend du temps aussi de mettre en forme ! Qui n’a jamais souffert des aléas de Word pour essayer d’harmoniser la mise en page, surtout quand les contenus viennent de sources différentes. Rien que le Sommaire est un vrai casse-tête ! Vous passez donc plus de temps à la recherche de contenus, la réécriture, la mise en page que dans votre vraie valeur ajoutée : répondre aux enjeux du client.  

Avec XaitProposal, vous éliminez de nombreuses étapes qui consomment votre temps futilement. Les contenus sont disponibles et à jour, la mise en page est automatique… En quelques minutes, vous pouvez délivrer des documents commerciaux ultra professionnels et qui respectent l’identité graphique de votre entreprise. Votre réponse est rapide, avec toutes les informations nécessaires présentées dans un document facile à lire et à comprendre.
Non seulement cela vous met en valeur aux yeux des décideurs, mais cela permet aussi de faire avancer l’affaire. En d’autres termes, vos équipes de vente n’ont pas besoin de réinventer la roue à chaque proposition qu’ils délivrent.

3 entreprises internationales qui s'appuient sur XaitProposal pour la cohérence de leur image de marque

Ginger CEBTP
En utilisant XaitProposal, Ginger CEBTP, une société d'ingénierie, a gagné du temps, amélioré la qualité de ses propositions et préservé l'identité de sa marque.
Selon Coralie Herrmann, chef de projet du Département du Développement des Affaires, 
utiliser XaitProposal les a aidés à créer des propositions visuellement attrayantes et qui respectent l’image de marque, que les employés et les clients adorent :

“XaitProposal nous permet de nous démarquer ! La page de couverture, en particulier, est très attrayante. Nos propositions sont immédiatement reconnues grâce à la couverture.”

Colas
L’entreprise de Travaux Publics, Colas, a pu produire des documents qui respectent les lignes directrices de la marque de l'entreprise dans toutes les divisions grâce à XaitProposal. Les propositions sont désormais harmonieuses d'une division à l'autre, déclare Jennifer Flahaut, du département Ingénierie :

“Nos propositions sont plus uniformes et la présentation est similaire d'une division à l'autre. C'est un vrai plus pour l'image de l'entreprise.”

Samsic
Samsic, une société de services aux entreprises internationales, a renforcé son identité de marque locale grâce à XaitProposal. Chaque pays dispose de modèles de propositions locales avec un contenu de groupe disponible. Les clients de Samsic trouvent que ses propositions sont faciles à lire et à comprendre grâce à des points d'ancrage forts et à des éléments graphiques raffinés.

Faites en sorte que l'identité de votre marque surpasse celle de vos concurrents

Le maintien d'une identité de marque cohérente dans tous vos documents de vente est essentiel dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui. Votre marque évoque l'intention, communique la loyauté et construit la confiance, tout en différenciant votre offre. 

Lorsque vous utilisez un outil de création d’offres comme XaitProposal, votre entreprise assure rapidement la cohérence de ce que vous présentez, résolvez et livrez. Vous impressionnerez vos clients existants et en gagnerez de nouveaux, ce qui vous permettra de remporter plus d'affaires.

Ne laissez pas une identité de marque incohérente vous empêcher d'atteindre votre plein potentiel. Adoptez la création guidée d’offres et créez des documents de vente cohérents et vendeurs à l'échelle de votre organisation.