Organiser sa réponse aux appels d’offres : 4 étapes clés

Vous avez identifié un appel d’offres public sur lequel vous avez toutes les chances de vous positionner. Votre capacité à proposer un produit est démontrée, votre entreprise est bien placée par rapport à la concurrence, le projet est économiquement viable et le planning de vos équipes est libre. Désormais, il vous faut mettre en place le projet de réponse. Quels sont les éléments clés à prendre en compte et comment organiser sa réponse ? Voici 4 étapes clés et une matrice pour gagner en efficacité (et surtout ne rien oublier !).

Lire le DCE

Le Dossier des Consultation des Entreprises est LA pièce maîtresse de l’appel d’offres. Ce document stratégique vous permet de cerner avec précision le besoin de l’acheteur mais aussi de faire une analyse commerciale, marketing et juridique du marché.

Avant de prendre le crayon et de se lancer dans la réponse, il est essentiel de lire attentivement toutes ses pièces, et notamment :

• Le Règlement de Consultation (RC) donne les règles de passation du marché.
• Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP) fixe les dispositions administratives propres au marché.
• Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) présente l’ensemble des clauses à caractère technique régissant le marché (plans, notices techniques et schémas)
• Le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) donne les dispositions applicables à chaque catégorie de marchés. Le pouvoir adjudicateur choisit de s’y référer ou non.

Cette étape permet également de vous constituer une liste des documents à fournir. Vous pouvez réaliser une grille de remplissage avec les noms des acteurs concernés par exemple.

Retrouvez notre infographie « Le Dossier de Consultation des Entreprises : mode d’emploi »

Rechercher des informations complémentaires

En interne ou en externe (quand cela est possible), il est intéressant de prendre un peu de recul pour connaître :

• La genèse du projet / du marché
• Ses objectifs et les résultats à atteindre
• Ses sponsors (fournisseurs, sous-traitants et cotraitants)
• Les contenus internes à disposition
• Sa préparation en interne (en fonction des planning internes)

La connaissance de ces éléments vous permettra d’être plus pertinent au moment de la construction de votre réponse.

Composer les équipes

Dans le cadre d’un appel d’offres, deux équipes cohabitent :

• L’équipe qui répond à la consultation :
  • Chef de projet ou responsable commercial
  • Chargé d’études
  • Responsable technique et éventuellement assistant(e).
• L’équipe qui exécutera le marché

Le Chef de projet (ou responsable commercial) orchestre la réponse et en complément :

Organiser les différentes étapes

Pour mener à bien la réponse à un appel d’offres, il est primordial de suivre différentes étapes et d’organiser cette mission en mode projet, en voici quelques-unes (non exhaustives) :

Et bien sûr, organiser des points réguliers pour faire un point sur l’avancement des tâches de chaque partie prenante. Notre conseil : mettez-vous comme objectif un dépôt de l’offre la veille de la date officielle. Cela vous évitera le stress de dernière minute !

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