Référentiel de contenus : 4 étapes clés pour l'améliorer

Vous êtes rédacteur d’offres. Votre job ? Recueillir et comprendre le besoin du client (cahier des charges) et personnaliser votre argumentaire aux spécificités client. C’est aussi de rédiger sous le meilleur angle pour mettre en exergue vos valeurs ajoutées, valoriser les points clés pour faciliter la lecture du document et mettre en forme de façon cohérente tout en collant à la charte graphique globale de l’entreprise. Au quotidien, un rédacteur d’offres doit veiller à disposer d’un référentiel de contenus à jour et performant. Voici 4 étapes essentielles pour mettre en place un chantier d’amélioration de son référentiel de contenus.

Cibler les contenus à retravailler

La première étape consiste à parcourir votre dernier modèle d’offre et d’identifier les contenus à mettre à jour / à améliorer / à ajouter / à supprimer. Sur chaque typologie d’actions, identifiez les acteurs à solliciter et répartissez les tâches auprès des référents de contenus (par exemple, les RH pour mettre à jour la politique RH de votre offre).
Ensuite, vous planifiez les travaux de rédaction et donnez une échéance à chaque intervenant, c’est essentiel pour éviter de faire durer le projet ! Enfin, compilez toutes les contributions et mettez-les à disposition des rédacteurs.

Si vous êtes équipés d’un logiciel de Proposal Management comme XaitProposal, le module collaboratif vous facilite le traitement.

Organiser des points d’étapes avec les intervenants sur le projet

Indispensable pour mener à bien votre projet de révision des contenus : les points d’étapes !
Organisez-les par thématique et sollicitez à nouveau les rédacteurs pour les séances de réécriture en suivant par exemple nos 15 conseils pour améliorer le style rédactionnel de vos offres. En effet, le contenu fourni par les RH ou l’équipe RSE n’est pas forcément tourné ‘offre commerciale’, il faudra donc l’adapter pour qu’il soit plus pertinent (et moins institutionnel).

Analyser les dernières offres gagnantes

Même si chaque offre est unique et adaptée à un contexte, il y a sûrement des offres qui méritent d’être analysées : c’est le meilleur moyen de récupérer les bonnes pratiques dans votre modèle d’offre. Il peut s’agir d’un visuel, d’un schéma ou encore d’un argumentaire innovant et percutant. Inutile de réinventer la roue pour chaque nouvelle propale !

Notre conseil : organiser un atelier d’analyse des offres, 2 à 3 fois par an. Y inviter des personnes au regard pertinent sur les contenus et identifier une dizaine d’offres à décortiquer.

Consolider la totalité des contenus mis à jour dans le nouveau modèle

Vos contenus sont prêts : harmonisés, validés et performants ! Vérifiez maintenant que votre offre de référence globale est cohérente et que les illustrations sont optimales. Votre offre doit donner l’envie d’être lue, sa structure doit sauter aux yeux et le document doit refléter parfaitement votre identité de marque. Re-découvrez ici nos conseils pour booster la mise en page de vos propositions commerciales.

Dans le cadre de l’amélioration continue, en dehors des nouveautés produit ou actualité entreprise, il est efficace de donner une routine à ce type chantier. Cela vous permet également de communiquer en interne auprès des rédacteurs d’offres sur les nouveautés : une bonne résolution à mettre en place sans attendre !