Rédiger un mémoire technique pour répondre à un appel d'offres

La rédaction d'un mémoire technique est une étape cruciale pour les entreprises souhaitant répondre efficacement à un appel d'offres. Ce document technique, détaillant l'expertise, les méthodes et les ressources de l'entreprise, est décisif dans la sélection finale du prestataire. Rédiger un mémoire technique pour un appel d'offres requiert non seulement une présentation précise et convaincante, mais aussi une structure et une organisation adaptées aux exigences spécifiques du marché public. Dans cet article, nous examinerons les éléments clés d'un bon mémoire technique et partagerons des astuces qui permettent de valoriser les compétences et l’expérience de l’entreprise et ainsi d’augmenter votre note technique.

Le mémoire technique est bien plus qu'une simple formalité. C’est une obligation réglementaire dans le cadre de la passation d’un marché public. Ce document est exigé pour évaluer la qualité des offres par rapport aux besoins décrits dans le cahier des charges. Il permet de prouver que l'entreprise a compris le besoin et propose une solution adaptée, respectant toutes les spécifications techniques et administratives.

Côté entreprise, le mémoire technique est un document commercial qui revêt un aspect stratégique. Il porte l’image de marque de l’entreprise. 

Dans la réponse aux appels d’offres, c’est lui seul qui doit convaincre en valorisant ses compétences, en détaillant les moyens humains, techniques et organisationnels mis en œuvre pour réaliser le projet. Le mémoire technique permet de se démarquer de la concurrence en montrant des solutions innovantes ou des pratiques optimales.

C’est aussi un document qui renforce la crédibilité d’une entreprise grâce aux références projet que l’on peut y inclure et qui prouvent que l’entreprise est légitime pour le marché. Le mémoire technique doit démontrer une maîtrise des enjeux, des risques ainsi qu’une maîtrise des délais et des coûts. 

Le mémoire technique est enfin, et surtout, un document qui permet de gagner des points dans le critère de notation du donneur d’ordre de l’appel d’offres. En effet, les critères techniques et organisationnels du mémoire sont souvent décisifs pour l’attribution du marché. Un mémoire technique bien conçu peut apporter des points supplémentaires et compenser une offre financière plus élevée.

Quels sont les composants du mémoire technique ?

Un mémoire technique doit être structuré de manière claire et logique pour convaincre le client ou le maître d'ouvrage. Les éléments qu'il contient varient selon le type d'appel d'offres, le métier et selon les demandes du donneur d'ordres via le RC, Règlement de Consultation.
Voici les composantes principales et incontournables :

• Compréhension du besoin
• Moyens humains dédiés à la prestation ou aux travaux (organigramme de l’équipe, curriculum vitae)
• Moyens matériels affectés au projet
• Contraintes et solutions techniques proposées avec leurs avantages
• Méthodologie de mise en œuvre
• Gestion de la maintenance
• Gestion des incidents et aléas
• Description éventuelle des options et des variantes
• Avantages de l’offre
• Fiches techniques
• Politique RSE et développement durable
• Planning prévisionnel
• Présentation de votre société
• Références, certifications et/ou normes
• Annexes

Sur la partie forme, votre mémoire technique doit comporter :

• Une couverture qui valorise votre identité de marque
• Un sommaire explicite qui guide le lecteur dans la découverte de votre document
• Des parties et sous-parties clairement identifiées et faciles à retrouver via la pagination
• Des annexes qui permettent d’intégrer des éléments de détails ou compléments si besoin

Quelles sont les bonnes pratiques de rédaction d'un mémoire technique ?

Retrouvez toutes les bonnes pratiques pour rédiger un mémoire technique court et efficace ici.

1. Se poser les bonnes questions

Avant de rédiger, posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont les critères de notation de mon mémoire ? Quelles sont les attentes exprimées par le client ?
• Mon plan intègre-t-il ces éléments de notation, ces attentes ?
• Si j’ai rédigé des sujets qui ne sont pas clairement identifiés dans les critères / attentes, sont-ils essentiels pour mon mémoire ?
• Quelle est leur valeur ajoutée ? Qu’apportent-ils à mon client ?
• Me différencient-ils de la concurrence ?
• Ai-je le droit à des Annexes pour transmettre des contenus plus détaillés ?

Si vous vous posez les bonnes questions, alors vous allez certainement épurer vos argumentaires et supprimer les contenus superflus (il est inutile par exemple d’intégrer 10 pages de présentation de son entreprise). Renvoyez un maximum de détails en Annexes si elles sont acceptées.

Votre objectif : mettre en avant les bénéfices de votre offre en réponse aux besoins spécifiques de votre client.

2. Suivre les bonnes pratiques rédactionnelles

La rédaction est importante pour la compréhension de votre offre et la mise en avant de vos argumentaires. Pensez à appliquer les bonnes pratiques ci-dessous :

• Élaborer un plan court qui reprend les besoins exprimés par le client.
• Débuter la rédaction du mémoire technique par les enjeux du client et la réponse apportée.
  Insérer des illustrations ou des schémas pour remplacer des longues listes ou explications (très utiles sur les process par exemple).
• Soigner le rédactionnel : des phrases courtes, au présent en évitant le gérondif… Découvrez notre article “Ecrire pour être lu : l’indice de Gunning”.

Et pour faire court, n’utilisez pas des artifices qui peuvent nuire à votre mémoire (réduire fortement la taille des polices, trop réduire les interlignes, insérer des images tellement petites qu’elles deviennent illisibles…). Réaliser un mémoire technique synthétique est un vrai travail rédactionnel, il ne faut pas jouer sur la forme quitte à faire un document court mais difficile à lire et qui ne sera donc pas convaincant. 

3. Opter pour différentes versions de modèles d'offre

Vous avez un modèle de mémoire ? Pour répondre à tous les types d’appels d’offres, nous vous suggérons de rédiger une version courte et une version longue pour tous vos contenus. Cela vous permet de vous adapter à tous les cahiers des charges et sans avoir à réécrire vos contenus à chaque fois.

Ainsi, si un client insiste sur la RSE, proposez la version longue de 10 pages. Un autre n’insiste pas sur le sujet, optez pour la RSE en version courte de 1 page.

Le fait de bénéficier de différentes versions de contenus vous permettra de répondre précisément aux critères de notation de votre client. Pour un sujet fortement noté, mettez la version longue et pour un sujet qui a peu d’importance pour le client, optez pour la version courte.

4. Comment un logiciel peut vous aider ?

Un logiciel pour répondre 30 minutes à l’appel d’offres montre en main : https://www.xait.com/fr/blog/repondre-efficacement-a-un-appel-d-offres

Création de mémoires techniques avec XaitProposal

Qu'est-ce que c'est et comment cela peut-il vous aider à gagner des marchés ?

Lors de la création d’un mémoire technique, il est facile de négliger des détails ou des contenus essentiels. Surtout si vous partez d’une page blanche et que vous êtes pressé par le temps.

C’est pourquoi nous avons créé XaitProposal, pour vous guider dans le processus de création de l'offre. Dès le départ, vous bénéficiez d’un cadre automatisé pour vous aider à compléter votre document beaucoup, beaucoup plus rapidement, en augmentant l’efficacité de votre flux de travail.

En d’autres termes, XaitProposal vous prend par la main dès le début et vous conduit au document fini. Ainsi, vous ne risquez pas d’omettre quoi que ce soit d’important.

Plusieurs modèles peuvent être configurés, ce qui vous permet de personnaliser le contenu en fonction des exigences du projet. Ainsi, vous pouvez produire rapidement des documents à grande échelle, au sein de plusieurs équipes. XaitProposal dispose de nombreuses fonctionnalités, comme une base de connaissances pour s’assurer que le contenu existe et est conforme.

Chez Xait, nous disons que les détails peuvent faire gagner ou perdre une affaire. Le processus guidé (via un questionnaire) permet de s’assurer que tout est correct, en très peu de temps. Vous pouvez être sûr que les informations utilisées sont exactes, actuelles et pertinentes.

La valeur ajoutée d'un QCM, assistant rédactionnel

Dans le cadre du processus guidé, vous remplirez un questionnaire (QCM). C’est là que se trouve le véritable gain de temps.

Le QCM permet aux équipes commerciales aux appels d’offres, de gagner de 50 à 60 % de temps lors de la création de propositions et de mémoires techniques. En suivant ce processus guidé, vous serez en mesure de vous positionner et de remporter des marchés en moins de temps qu’il n’en faut pour déjeuner.

Pour répondre à tous les enjeux du rédacteur, le QCM de XaitProposal permet de proposer des contenus adaptés à la demande du donneur d’ordre. Vos rédacteurs peuvent ainsi choisir entre les versions longues et courtes en un clic. Ils choisissent par exemple un contenu court sur le produit A et une version longue sur la sécurité selon les besoins exprimés par le donneur d’ordre.

Un partage de bonnes pratiques grâce à une base de connaissance commune et partagée

“Les rédacteurs n’ont plus à chercher le contenu : il existe et profite à tous les bureaux d’études.” affirme Jean-Luc Gillot, cellule ingénierie, Colas. C’est un fait, assurer une fiabilité de contenu est une des grandes promesses de XaitProposal, via la base de connaissances et le modèle d’offre. 

Les rédacteurs peuvent ainsi retrouver facilement les contenus transverses à jour. Ils ne perdent plus de temps à chercher les argumentaires et gagnent du temps pour personnaliser les offres. Les offres gagnent en harmonie et en cohérence dans le discours de l’entreprise.

La facilité d'édition d'un document professionnel avec une mise en page intégrée

Du côté de la forme aussi, le bénéfice est évident. Un moteur de rendu permet d’exporter en un clic votre offre au format PDF avec une couverture, un sommaire automatique, la possibilité d’intégrer des liens… Votre offre est ainsi conforme à l’identité de marque de l’entreprise. Vos rédacteurs peuvent se concentrer sur l’essentiel : leur métier et le fond. 

“Quand les commerciaux émettent une offre, ils n'ont pas peur de la forme. Ils en sont fiers, ça les met beaucoup plus en confiance” déclare Jonathan Prenten, Marketing & Communication Director. 

En complément, un logiciel de rédaction d’offres et de mémoires techniques comme XaitProposal dispose de nombreux avantages : 

• Automatiser, industrialiser la rédaction d’offres 
• Aligner toutes les pratiques et les argumentaires 
• Centraliser vos documents commerciaux 
• Sécuriser vos écrits (grâce notamment aux champs de fusion) 
• Améliorer le fond et la forme des documents de l’entreprise 

Nombreux sont nos clients qui auparavant utilisaient une suite bureautique classique et qui constatent tous ces bénéfices. Découvrez leurs interviews ici (études de cas).

En conclusion, rédiger un mémoire technique est une étape essentielle pour toute entreprise souhaitant se démarquer dans un appel d’offres. Plus qu'une obligation réglementaire, il s'agit d'un véritable levier stratégique permettant de valoriser ses compétences, de démontrer sa maîtrise des enjeux du projet et de convaincre le donneur d’ordre. Pour être efficace, le mémoire technique doit être structuré, clair et adapté aux critères de notation, tout en répondant précisément aux besoins exprimés par le client.

Adopter les bonnes pratiques rédactionnelles, intégrer des contenus pertinents et soigner la présentation sont autant de clés pour maximiser ses chances de succès. En parallèle, l’utilisation d’outils comme XaitProposal peut considérablement faciliter ce processus en optimisant le temps de rédaction, en standardisant les contenus et en garantissant une cohérence à travers les offres. Enfin, en alliant rigueur, personnalisation et innovation, les entreprises peuvent non seulement répondre efficacement à un marché public, mais aussi renforcer leur image de marque et accroître leurs opportunités de remporter des contrats.