Comment répondre efficacement à un appel d’offres en moins de 30 minutes ?

Combien de fois avez-vous eu besoin d’envoyer une proposition commerciale au plus vite, mais vous n’avez pas pu la préparer à temps ?

Parfois, une opportunité se présente et vous devez la saisir ou, dans le pire des cas, vous avez mélangé les dates limites de différents appels d’offres et vous avez quatre heures pour préparer votre offre et rédiger votre mémoire technique. 

Si vous utilisez un outil bureautique classique de type Word ou Powerpoint pour créer une proposition et que vous partez de zéro, respecter un délai de quatre heures est pratiquement impossible. Mais pas avec un outil de création de proposition guidé comme XaitProposal.

Du brief à l'accord signé en 20 minutes

Récemment, j’ai discuté avec l’un de nos clients, qui forme ses équipes commerciales internes à l’utilisation de XaitProposal. Un vendeur l’appelle un jour à 16h50 et lui dit : “Écoutez, je dois envoyer cette proposition MAINTENANT.”

Mon client répond : “D’accord, pas de problème, envoyez-moi le brief.”

Il reçoit le dossier, et à 17 heures – dix minutes plus tard – il renvoie la proposition au vendeur.

À 17h10, le contrat est signé.

Il n’a fallu que 20 minutes entre le brief et le contrat. C’est la rapidité avec laquelle vous pouvez rédiger une proposition et gagner des marchés avec XaitProposal. Vous pouvez le faire rapidement et sans erreur. 

Alors comment ont-ils créé cette proposition en dix minutes ? Grâce à la création guidée de la proposition.

Création guidée de propositions avec XaitProposal 

Qu'est-ce que c'est et comment cela peut-il vous aider à gagner des marchés ? 

Lors de la création d’une proposition, il est facile de négliger des détails ou des contenus essentiels. Surtout si vous partez d’une page blanche et que vous êtes pressé par le temps.

C’est pourquoi nous avons créé XaitProposal, pour vous guider dans le processus de création de la proposition. Dès le départ, vous bénéficiez d’un cadre automatisé pour vous aider à compléter votre document beaucoup, beaucoup plus rapidement, en augmentant l’efficacité de votre flux de travail.

En d’autres termes, XaitProposal vous prend par la main dès le début et vous conduit au document fini. Ainsi, vous ne risquez pas d’omettre quoi que ce soit d’important.

Plusieurs modèles peuvent être configurés, ce qui vous permet de personnaliser le contenu en fonction des exigences du projet. Ainsi, vous pouvez produire rapidement des documents à grande échelle, au sein de plusieurs équipes. XaitProposal dispose de nombreuses fonctionnalités, comme une base de connaissances pour s’assurer que le contenu existe et est conforme. 

Chez Xait, nous disons que les détails peuvent faire gagner ou perdre une affaire. Le processus guidé (via un questionnaire) permet de s’assurer que tout est correct, en très peu de temps. Vous pouvez être sûr que les informations utilisées sont exactes, actuelles et pertinentes.

Dans le cadre du processus guidé, vous remplirez un questionnaire (QCM). C’est là que se trouve le véritable gain de temps.

Le QCM permet aux équipes commerciales  aux appels d’offres, de gagner de 50 à 60 % de temps lors de la création de propositions et de mémoires techniques. En suivant ce processus guidé, vous serez en mesure de vous positionner et de remporter des marchés en moins de temps qu’il n’en faut pour déjeuner.

3 étapes pour faire passer votre proposition de l'état brut à l'état complet

1. Répondez au QCM, en le faisant correspondre aux besoins de votre client. C’est aussi facile que de passer une commande sur un site web – il suffit d’ajouter à votre panier les éléments que vous souhaitez inclure dans votre offre. C’est simple et sans effort !

2. Dans l’éditeur de texte, personnalisez le contenu en suivant les champs manquants ‘XX’. Suivez les XX et ajoutez des informations personnalisées à votre offre. Vous pouvez insérer des textes, des images, des PDF, etc. à partir de votre ordinateur ou de la base de connaissances partagée. En outre, vous pouvez personnaliser le plan et les titres de votre offre.

Grâce au mode plan, vous pouvez faire un glisser-déposer pour adapter rapidement le plan à celui du client (si celui-ci le demande).

En passant par ce processus, vous pouvez vous concentrer entièrement sur la rédaction d’un contenu de très haute qualité, personnalisé et sur mesure pour compléter votre proposition gagnante.

3. Cliquez sur “Exporter”. Une fois que vous avez personnalisé le contenu en fonction des besoins de votre client, vous exportez le document final au format PDF. La mise en page automatique s’applique à votre document. 

Grâce à cette fonctionnalité, votre document est automatiquement mis en page : pagination, sommaire, titres, styles graphiques liés à votre charte… En d’autres termes, la mise en page automatisée permet de se concentrer sur le contenu de votre mémoire technique ou proposition et d’avoir des réponses homogènes.

Vous êtes un concurrent de taille si vous pouvez réagir rapidement

Lorsqu’une opportunité se présente, les entreprises qui agissent rapidement ont un net avantage sur leurs concurrents. En particulier lorsqu’elles répondent à des appels d’offres. Il y aura toujours une date limite “formelle”, mais plus vous soumettez tôt, mieux c’est.

Lorsque vous êtes le premier à franchir la ligne d’arrivée – avec un mémoire technique qui se démarque – vous avez plus de chances de gagner. Le processus de rédaction d’offres guidé et le questionnaire de XaitProposal vous permettent de devancer vos concurrents avant même qu’ils ne créent leur premier document Word.